TOIL (congé compensatoire)

Le congé compensatoire (TOIL) est un temps de repos rémunéré accordé à la place du paiement des heures travaillées en plus. L’employé travaille au-delà de ses heures contractuelles ; au lieu d’être payé pour ces heures, il capitalise un temps de repos équivalent à prendre plus tard.

L’expression TOIL (time off in lieu) est courante au Royaume-Uni, en Irlande, en Australie et en Nouvelle-Zélande. En Amérique du Nord, la même idée porte le nom de compensatory time (comp time) ou de banked overtime (heures supplémentaires mises en réserve) — et cette différence de vocabulaire cache une différence de légalité qui prend les employeurs au dépourvu.

Deuxième contresens fréquent : le congé compensatoire n’est pas automatiquement accordé heure pour heure. Lorsque les heures concernées donnent droit à une majoration pour heures supplémentaires, le temps de repos doit généralement refléter cette majoration — une heure supplémentaire payée à 150 % donne droit à une heure et demie de repos, et non à une heure.

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Congé compensatoire (TOIL) : tout ce qu’il faut savoir

États-Unis : illégal pour la plupart des employeurs privés

C’est le point sur lequel une politique de TOIL rédigée au Royaume-Uni se trompera lourdement.

En vertu de la section 7(o) du Fair Labor Standards Act, les employeurs du secteur privé ne peuvent pas accorder de comp time aux employés non exemptés à la place du paiement des heures supplémentaires. Les heures supplémentaires doivent être payées en argent, sur la période de paie au cours de laquelle elles ont été effectuées. Un arrangement informel du type « restez tard ce soir, prenez vendredi après-midi » avec un employé payé à l’heure constitue une infraction au droit du salaire et du temps de travail, même si les deux parties y ont consenti de bon gré.

Le comp time à la place du paiement des heures supplémentaires est réservé aux organismes publics — États, collectivités territoriales et organismes publics interétatiques. Lorsqu’il s’applique, il doit être accordé à raison de 1,5 heure de repos par heure supplémentaire, en vertu d’un accord conclu avant l’exécution du travail, et plafonné à 240 heures (480 pour les employés de la sécurité publique, des services d’urgence et des activités saisonnières).

Deux alternatives légales existent pour les employeurs privés :

• Les employés exemptés. Comme ils n’ont pas droit au paiement des heures supplémentaires, rien n’empêche un employeur de leur accorder du temps de repos pour des heures en plus. La précaution à prendre concerne le critère de rémunération forfaitaire (salary-basis test) : suivre les heures d’un employé exempté et le compenser à l’heure peut affaiblir votre argument d’exemption en cas de litige. Parlez d’horaires flexibles plutôt que de comp time, et n’en faites pas une formule calculée à l’heure.
• L’ajustement d’horaire au sein d’une même semaine de travail. Décaler les heures d’un employé non exempté pour que la semaine ne dépasse jamais 40 heures est autorisé. La limite est la frontière de la semaine de travail — vous ne pouvez pas reporter l’ajustement sur la semaine suivante.

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Canada : légal, sous conditions

Les provinces canadiennes autorisent généralement la mise en réserve des heures supplémentaires sous forme de congé compensatoire, mais il s’agit d’un dispositif encadré, pas d’un simple accord verbal.

En Ontario, l’employeur et l’employé doivent conclure un accord par écrit ou par voie électronique. Le temps s’accumule à raison de 1,5 heure de repos par heure supplémentaire et doit être pris dans les trois mois suivant la semaine où il a été acquis — délai pouvant être porté à 12 mois par un nouvel accord écrit. Si l’emploi prend fin avant que le temps n’ait été pris, l’employé doit être payé pour les heures supplémentaires à la place, dans les sept jours suivant la fin de l’emploi ou au prochain jour de paie, selon la date la plus tardive.

Les autres provinces et le Code canadien du travail prévoient des régimes comparables avec leurs propres délais. La règle à appliquer pour un effectif canadien est donc : accord écrit, taux majoré, échéance stricte, paiement en argent au départ.

Royaume-Uni et Australie

Au Royaume-Uni, le TOIL est entièrement contractuel. Les Working Time Regulations ne créent aucun droit en la matière : c’est donc le contrat ou la politique qui fait foi — y compris pour savoir si le TOIL non utilisé est payé, ce qui n’est pas le cas par défaut. Le seul équivalent prévu par la loi est le repos compensateur (compensatory rest), dû lorsqu’un travailleur manque une pause de repos obligatoire ; il s’agit d’un droit au repos et non d’un congé capitalisable.

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En Australie, le TOIL est généralement régi par la modern award ou l’accord d’entreprise applicable. Les awards exigent souvent un accord écrit pour chaque occasion, font acquérir le TOIL au taux des heures supplémentaires plutôt qu’heure pour heure, imposent de le prendre dans un délai donné, par exemple six mois, et donnent à l’employé le droit de demander à être payé à la place. Les conditions varient d’une award à l’autre : c’est donc l’award qu’il faut vérifier en premier, pas la politique.

Là où les dispositifs de TOIL échouent

Presque toujours dans la gestion plutôt que dans le principe :

• Aucune trace écrite. Un congé compensatoire convenu oralement entre un responsable et un membre de l’équipe n’existe que dans leur mémoire, et seulement jusqu’au départ de l’un d’eux
• Des soldes non suivis. Un congé compensatoire noté dans un carnet ou un fil d’e-mails ne peut faire l’objet ni de rapports, ni d’audit, ni de passation
• Une expiration silencieuse. Lorsqu’un délai légal s’applique, le temps de repos qui expire sans bruit se transforme en heures supplémentaires impayées
• Aucune règle de départ. Le sort d’un solde capitalisé en cas de démission est le point le plus contesté, et au Canada la réponse est fixée par la loi et non par la politique

Traiter le TOIL comme un type de congés à part entière, suivi en tant que tel — avec un taux de cumul, une date d’expiration et une règle de paiement — est ce qui transforme une faveur informelle en un dispositif défendable.

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Questions fréquentes

Le TOIL est-il la même chose que le comp time ? Globalement, oui — TOIL est le terme britannique et australien, comp time le terme nord-américain. Le traitement juridique diffère fortement.

Une entreprise américaine peut-elle proposer du TOIL ? Pas à la place du paiement des heures supplémentaires pour les employés non exemptés. Les organismes publics le peuvent, dans certaines limites, et les employés exemptés peuvent se voir accorder du temps de repos flexible.

Le TOIL non utilisé doit-il être payé ? En Ontario, oui, à la fin de l’emploi. Au Royaume-Uni, tout dépend du contrat. En Australie, vérifiez l’award.

Le TOIL se calcule-t-il toujours heure pour heure ? Non — lorsque les heures donnent droit à une majoration pour heures supplémentaires, le temps de repos doit généralement correspondre à cette majoration.

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