Puis-je désactiver les rappels de congés ?

Réponse courte : non. Les rappels de Vacation Tracker pour les demandes de congés sans réponse font partie intégrante du flux d'approbation et ne peuvent pas être désactivés. Réponse plus complète : vous pouvez les taire demande par demande et Approbateur par Approbateur, directement depuis le message de rappel, ce qui interrompt le reste du cycle de rappels pour cette demande.

Pourquoi les rappels ne peuvent pas être désactivés

Les rappels d'approbation sont intégrés au fonctionnement de Vacation Tracker pour faire avancer les demandes. Sans eux, les demandes resteraient en silence dans les boîtes de réception jusqu'à leur expiration, laissant les Utilisateurs dans l'incertitude quant à l'approbation de leur congé. Les rappels sont donc automatiques, obligatoires et suivent un rythme fixe : un 1er rappel le jour ouvrable suivant, un 2e après 3 jours ouvrables, un 3e après 5 jours ouvrables, puis l'expiration automatique le 7e jour. Le calendrier complet est détaillé dans Quels sont le calendrier et le déroulement des rappels de congés ?

Ce compromis est volontaire. Désactiver les rappels pour tout le monde créerait un problème bien plus grave : des demandes de congés bloquées dans la file d'un Approbateur sans aucune relance, qui finiraient par expirer et obligeraient l'Utilisateur à les soumettre à nouveau. L'option Taire ci-dessous est la solution de repli lorsqu'un rappel précis est vraiment malvenu.

Taire un rappel

Lorsqu'un rappel arrive dans Slack, Microsoft Teams ou par e-mail, le message comporte une action Taire à côté d'Approuver et de Rejeter. En cliquant sur Taire, vous empêchez Vacation Tracker d'envoyer d'autres rappels pour cette demande précise à cet Approbateur précis.

Ce que fait l'option Taire, et ce qu'elle ne fait pas :

• Elle interrompt le reste du cycle de rappels pour la demande concernée. Si vous taisez le 1er rappel, vous ne recevrez ni 2e ni 3e rappel pour cette même demande.
• Elle s'applique par Approbateur, et non à tout l'espace de travail. Si un service compte trois Approbateurs et qu'un seul d'entre eux tait le rappel, les deux autres continuent de recevoir leurs rappels selon leur propre calendrier.
• Elle n'approuve ni ne rejette la demande. Le congé reste en attente et nécessite toujours une approbation ou un rejet explicite. Taire un rappel ne fait que couper la relance.
• Elle ne modifie pas l'expiration au bout de 7 jours ouvrables. Si aucun Approbateur n'agit, la demande expire tout de même automatiquement à la fin du cycle et l'Utilisateur en est informé.
• Elle ne s'applique pas aux demandes futures. La prochaine demande de congés reçue dans la même période de 24 heures lance son propre cycle de rappels pour cet Approbateur : l'option Taire s'applique à un congé, et non à « mettre cet Approbateur en sourdine pour la journée ».

Questions fréquentes