Cómo poner fuera de la oficina en Microsoft Teams (y en Outlook)

Para poner fuera de la oficina en Microsoft Teams, selecciona tu foto de perfil, elige Establecer mensaje de estado y después Programación fuera de la oficina. Activa las respuestas automáticas, escribe tu mensaje, marca Enviar respuestas solo durante un período de tiempo, elige las fechas y pulsa Guardar. Microsoft Teams comparte este ajuste con Outlook, así que tu estado y tu respuesta automática de correo coinciden.

Con el estado activado, quien te escriba en Microsoft Teams verá que no estás y recibirá tu respuesta en el chat. Quien te envíe un correo recibirá el mismo mensaje desde Outlook.

Si gestionas un equipo, salta a la última sección para ver cómo se activa solo cada vez que se aprueba una ausencia.

¿Cómo poner fuera de la oficina en Microsoft Teams?

En Microsoft Teams puedes programar el fuera de la oficina desde tu foto de perfil o desde Configuración. Las dos rutas abren la misma pantalla, donde escribes el mensaje y eliges las fechas. Estos pasos son para la versión de escritorio y la web; la app móvil y Outlook vienen después.

Las cinco rutas cambian el mismo ajuste, así que usa la que te quede más a mano. Las capturas muestran la interfaz en inglés; los nombres de los botones en español aparecen en los pasos.

Opción 1: desde tu foto de perfil

1. Selecciona tu foto de perfil en la parte superior de Microsoft Teams.

   

2. Selecciona Establecer mensaje de estado.

   

3. Selecciona Programación fuera de la oficina, al final de las opciones.

   

4. Activa el botón junto a Activar respuestas automáticas.

   

5. Escribe tu mensaje de fuera de la oficina. Lo verá quien te escriba en Microsoft Teams o abra tu perfil, y Outlook lo enviará como respuesta automática. Microsoft indica que el mensaje es obligatorio para que el estado se active y se sincronice con Outlook, así que no dejes el cuadro vacío.

   

6. Para responder también a personas de fuera de tu empresa, marca Enviar respuestas fuera de mi organización y elige entre tus contactos o todos los remitentes externos. Puedes pegar el mismo mensaje o escribir otro para ellos.

   

7. Marca Enviar respuestas solo durante un período de tiempo y elige la fecha y la hora de inicio y de fin. El estado y la respuesta se activan a la hora de inicio y se desactivan a la hora de fin.

   

8. Pulsa Guardar.

Opción 2: desde Configuración

1. Ve a la esquina superior derecha de Microsoft Teams, junto a tu foto de perfil.

   

2. Selecciona Configuración y más (…) y después Configuración.

   

3. Abre General, baja hasta la sección Fuera de la oficina y selecciona Programar.

   

4. Se abre la misma pantalla de fuera de la oficina. Sigue los pasos 4 a 8 de la opción 1.

   

¿Cómo poner fuera de la oficina en la app móvil de Microsoft Teams?

En la app móvil de Microsoft Teams, toca tu foto de perfil en la esquina superior izquierda, toca tu estado actual y elige Fuera de la oficina. Activa Establecer respuesta automática y escribe el mensaje. Después activa la opción de fechas de inicio y fin y elige cuándo no estarás. La respuesta se sincroniza con tus demás aplicaciones, incluido Outlook.

También llegas a la misma pantalla tocando Establecer mensaje de estado en tu perfil.

¿Cómo poner fuera de la oficina en Outlook?

En el nuevo Outlook o en Outlook en la web, abre Configuración, ve a Cuentas > Respuestas automáticas y activa el botón Respuestas automáticas. Escribe tu mensaje, marca Enviar respuestas solo durante un período de tiempo, elige las fechas y pulsa Guardar. Outlook y Microsoft Teams comparten este ajuste, así que Microsoft Teams te mostrará fuera de la oficina en las mismas fechas.

1. Selecciona el engranaje de Configuración, arriba a la derecha, y después Cuentas > Respuestas automáticas. En el nuevo Outlook para Windows también puedes llegar desde Ver > Ver configuración.

   

2. Activa el botón Respuestas automáticas.

3. Escribe el mensaje para las personas de tu organización. Para responder también a remitentes externos, marca Enviar respuestas fuera de su organización y rellena el segundo cuadro. Marca Enviar respuestas sólo a los contactos si solo quieres que la reciban tus contactos.

   

4. Marca Enviar respuestas solo durante un período de tiempo y elige el inicio y el fin. En ese mismo bloque también puedes bloquear tu calendario, rechazar automáticamente las invitaciones nuevas o rechazar y cancelar las reuniones que ya tienes.

   

5. Pulsa Guardar.

Outlook envía tu respuesta una sola vez a cada persona que te escriba mientras no estás. En Outlook clásico, el ajuste está en Archivo > Respuestas automáticas. Si no ves ese botón, la página de ayuda de Outlook de Microsoft explica la alternativa para tu tipo de cuenta.

¿Se sincroniza el fuera de la oficina entre Microsoft Teams y Outlook?

Sí. Microsoft Teams y Outlook usan un único ajuste de fuera de la oficina. Si lo programas en Microsoft Teams, Outlook activa las respuestas automáticas con las mismas fechas y el mismo mensaje. Si lo cambias en Outlook, Microsoft Teams recoge el cambio. Solo tienes que configurarlo en un sitio.

Microsoft Teams también muestra el estado Fuera de la oficina mientras tu calendario de Outlook tenga un evento marcado como fuera de la oficina, aunque las respuestas automáticas estén desactivadas. Y si usas Microsoft Teams con las respuestas automáticas activadas, tus compañeros ven tu estado normal (Disponible u Ocupado, por ejemplo) junto al indicador de fuera de la oficina. Fuente: la documentación de presencia de Microsoft Teams de Microsoft.

¿Por qué no aparece mi estado fuera de la oficina en Microsoft Teams?

Casi siempre por una de cuatro razones: el mensaje está vacío, el período aún no ha empezado, tu buzón está en los servidores de tu empresa o estás conectado y tu estado normal aparece junto al indicador. Revísalas en este orden:

• El mensaje está vacío. Microsoft indica que el mensaje es obligatorio para que el estado aparezca y se sincronice con Outlook.
• El período no ha empezado. Con Enviar respuestas solo durante un período de tiempo marcado, el estado solo aparece entre la hora de inicio y la de fin, así que revisa también la hora.
• Tu buzón es local. Si tu empresa tiene el correo en sus propios servidores de Exchange, Microsoft indica que el estado puede tardar hasta una hora en actualizarse.
• Estás conectado. Mientras usas Microsoft Teams, tu estado normal aparece junto al indicador de fuera de la oficina y puede parecer que no está activado.

Si nada de esto lo explica, pide a tu administrador de TI que revise la configuración de tu buzón.

¿Cómo quitar el fuera de la oficina en Microsoft Teams?

Vuelve a la pantalla de fuera de la oficina (foto de perfil > Establecer mensaje de estado > Programación fuera de la oficina), desactiva Activar respuestas automáticas y pulsa Guardar. Outlook desactiva también las respuestas automáticas, porque el ajuste es compartido. Si pusiste fecha de fin, no tienes que hacer nada: el estado y la respuesta se desactivan a esa hora.

¿Cómo activar el fuera de la oficina automáticamente cuando se aprueba una ausencia?

Con una aplicación de gestión de ausencias conectada a Microsoft 365. En Vacation Tracker para Microsoft Teams, un administrador elige qué tipos de ausencia activan el fuera de la oficina. Cuando empieza la ausencia aprobada de un empleado, Vacation Tracker activa su respuesta automática en Outlook y el estado Fuera de la oficina en Microsoft Teams. Los dos se desactivan cuando termina.

Nadie tiene que acordarse la víspera de las vacaciones, y las fechas coinciden siempre con la ausencia aprobada. Los empleados solicitan la ausencia en Microsoft Teams, el responsable la aprueba allí mismo y el fuera de la oficina se activa solo.

• Los administradores eligen qué tipos de ausencia activan el fuera de la oficina, por ejemplo vacaciones pero no una cita médica.
• Cada empleado puede desactivarlo para una solicitud concreta al reservar la ausencia.
• Cada persona decide en su propia configuración de Microsoft Teams quién recibe la respuesta (solo contactos o todo el mundo).
• La automatización del fuera de la oficina está incluida en todos los planes de Vacation Tracker.

Encontrarás los detalles en la guía para activar el fuera de la oficina en Microsoft Teams.

Fuera de la oficina en Microsoft Teams: preguntas frecuentes

¿Conviene poner el fuera de la oficina a mano o automáticamente?

A mano, si solo se trata de ti: lleva un minuto en Microsoft Teams u Outlook, y las dos aplicaciones lo muestran. Si gestionas un equipo, automatízalo para que el fuera de la oficina siga a cada ausencia aprobada y nadie tenga que acordarse. Vacation Tracker lo hace a partir de las ausencias que tus responsables aprueban en Microsoft Teams. Pruébalo gratis 14 días, sin tarjeta de crédito, o solicita una demo.

Lav Crnobrnja

COO y cofundador de Vacation Tracker. Le encanta compartir sus conocimientos y su pasión por las startups, los negocios y la IA. Cuando no está trabajando, suele estar experimentando con agentes de IA y explorando lo que la tecnología más reciente es capaz de hacer.