Año de referencia de las ausencias

El año de referencia de las ausencias es el período de doce meses en el que se asigna, se usa y se reinicia el derecho a ausencias. Es el reloj sobre el que funciona todo lo demás de una política de ausencias: tasas de acumulación, plazos de transferencia, prorrateo para altas y bajas, fechas de asignación por adelantado y el momento en que se mide el pasivo.

Cuatro modelos lo cubren casi todo:

• Año natural: del 1 de enero al 31 de diciembre. Todo el mundo alineado y fácil de explicar
• Año fiscal: ajustado al ejercicio contable, para que el pasivo por PTO coincida con el presupuesto
• Año de aniversario: la fecha de alta de cada empleado y sus aniversarios
• Móvil: una ventana que se mide hacia atrás desde cada solicitud, sin ningún reinicio fijo (consulta año móvil)

Lo que decide realmente la elección

El derecho es el mismo en todos los casos. Lo que decide el año de referencia es cuándo se concentra la presión.

Con un año común, el plazo de todos vence el mismo día. Diciembre se convierte en una carrera por los días no utilizados, la cobertura es mínima justo cuando caduca la transferencia y enero empieza con todos los saldos completos. La ventaja es la sencillez: una fecha de cierre, una foto del pasivo y una regla de transferencia.

Con un año de aniversario, esa presión se reparte por todo el calendario y nadie tiene un plazo colectivo. El coste es administrativo: doce fechas de reinicio distintas, cálculos de transferencia que nunca se agrupan y dos personas con el mismo puesto que ven saldos distintos en marzo por motivos que a ninguna le resultan intuitivos.

La mayoría de las organizaciones eligen un año común para la comunicación y los informes, y aceptan la avalancha de diciembre como precio.

Estados Unidos

No existe un año de vacaciones federal, así que para el PTO el año de referencia es una mera decisión de política. Para las ausencias legales, no.

La FMLA define sus propios doce meses, y la empresa debe elegir uno de los cuatro métodos permitidos: el año natural, cualquier año fijo como el fiscal, un período que se cuenta hacia delante desde el primer uso o un período móvil que se cuenta hacia atrás. Hay dos reglas que importan más que la lista. Si la empresa no designa un método, debe aplicar el que sea más favorable para el empleado, solicitud por solicitud. Y cambiar de método exige un preaviso de 60 días a toda la plantilla.

Las leyes estatales y municipales sobre bajas por enfermedad también definen su propio año, normalmente el año natural o un período de doce meses que designa la empresa, y esas normas rigen sus propios derechos digan lo que digan tus políticas internas sobre el PTO.

La consecuencia práctica es el problema de los varios relojes: una empresa estadounidense puede estar usando a la vez tres períodos de doce meses distintos (un año natural de PTO, un año FMLA móvil hacia atrás y un año legal de baja por enfermedad) sin que ninguno coincida. Es manejable si es deliberado, y un problema de cumplimiento cuando alguien supone que solo hay un reloj.

Canadá

Ontario hace explícita la estructura, y conviene conocerla porque la terminología es legal y no una simple convención.

Por defecto se aplica el año de derecho a vacaciones estándar: un período recurrente de doce meses que empieza en la fecha de alta del empleado. La empresa puede adoptar en su lugar un año de derecho a vacaciones alternativo que empiece en la fecha que elija, por ejemplo el 1 de enero, y pasar a toda la plantilla a un año común.

Hacerlo crea un período intermedio: el tramo entre la fecha de alta (o el final del último año estándar) y el inicio del primer año alternativo. Las vacaciones de ese período intermedio se prorratean.

En cualquiera de los dos modelos, las vacaciones generadas en un año o período intermedio ya cerrado deben disfrutarse en los diez meses siguientes a su final, y la empresa tiene la obligación de asegurarse de que se planifiquen y se disfruten, no solo de permitirlo.

En otros países

Reino Unido. La regulación 13(3) de las Working Time Regulations permite que un «acuerdo pertinente», normalmente el contrato, fije el año de referencia. Si nada lo hace, se aplica la regla legal por defecto: el año empieza en la fecha de inicio de la relación laboral y en cada aniversario.

Esa regla por defecto pilla desprevenidas a muchas empresas. Una organización que nunca incluyó un año de referencia en sus contratos no tiene por ello un año natural implícito. Tiene un año distinto para cada empleado, justo la situación administrativa que creía estar evitando. Corregirlo después exige un período transitorio y condiciones contractuales modificadas.

Australia. En la práctica no existe un año de referencia para las vacaciones anuales. El derecho se acumula progresivamente durante toda la relación laboral y las vacaciones no disfrutadas se transfieren sin límite, así que no hay un reinicio anual que gestionar: no hay plazo de transferencia, pero tampoco un momento natural en el que los saldos se vacíen.

Esta entrada es información general, no asesoramiento jurídico. Las definiciones legales del año de referencia varían según el país, el estado de EE. UU. y la provincia canadiense.