Année de référence des congés

L’année de référence des congés est la période de douze mois sur laquelle les droits à congés sont attribués, utilisés puis remis à zéro. C’est l’horloge sur laquelle repose tout le reste d’une politique de congés : taux de cumul, dates limites de report, proratisation pour les arrivées et les départs, dates d’attribution anticipée et moment où le passif est mesuré.

Quatre modèles couvrent presque tous les cas :

• Année civile : du 1er janvier au 31 décembre. Tout le monde est aligné, c’est facile à expliquer
• Année fiscale : calée sur l’exercice comptable, pour que le passif de congés coïncide avec le budget
• Année anniversaire : la date d’embauche de chaque employé et ses anniversaires
• Glissante : une fenêtre mesurée à rebours à partir de chaque demande, sans aucune remise à zéro fixe (voir année glissante)

Ce que le choix décide vraiment

Le droit à congés est le même dans tous les cas. Ce que l’année de référence décide, c’est le moment où la pression se concentre.

Avec une année de référence commune, la date limite de chacun tombe le même jour. Décembre devient une course aux jours non pris, l’effectif est au plus bas précisément quand le report expire, et janvier commence avec tous les soldes pleins. L’avantage, c’est la simplicité : une seule date de clôture, une seule photo du passif, une seule règle de report.

Avec une année anniversaire, cette pression se répartit sur toute l’année et personne ne fait face à une échéance collective. Le coût est administratif : douze dates de remise à zéro différentes, des calculs de report jamais groupés, et deux personnes au même poste qui voient des soldes différents en mars pour des raisons qu’aucune ne trouve intuitives.

La plupart des organisations choisissent une année commune pour la communication et le reporting, et acceptent le rush de décembre comme contrepartie.

États-Unis

Il n’existe pas d’année de vacances fédérale : pour les congés payés, l’année de référence est donc un pur choix de politique. Pour les congés légaux, ce n’est pas le cas.

La FMLA définit ses propres douze mois, et l’employeur doit choisir l’une des quatre méthodes autorisées : l’année civile, toute année fixe comme un exercice fiscal, une période mesurée à partir de la première utilisation, ou une période glissante mesurée à rebours. Deux règles comptent plus que la liste. Un employeur qui ne désigne aucune méthode doit appliquer celle qui est la plus favorable à l’employé, demande par demande. Et changer de méthode exige un préavis de 60 jours à tous les employés.

Les lois des États et des villes sur les congés maladie définissent aussi leur propre année, généralement l’année civile ou une période de douze mois désignée par l’employeur, et ces lois régissent leurs propres droits quoi que dise votre règlement intérieur sur les congés payés.

La conséquence pratique est le problème des horloges multiples : un employeur américain peut facilement faire tourner trois périodes de douze mois différentes en même temps (une année civile pour les congés payés, une année FMLA glissante à rebours et une année légale pour les congés maladie), sans qu’aucune ne coïncide. C’est gérable si c’est voulu, et c’est un problème de conformité quand quelqu’un suppose qu’il n’y a qu’une horloge.

Canada

L’Ontario rend la structure explicite, et cela vaut la peine de la connaître car la terminologie est légale et non une simple convention.

Par défaut s’applique l’année de référence normale : une période récurrente de douze mois qui commence à la date d’embauche de l’employé. L’employeur peut à la place adopter une année de référence de remplacement qui commence à la date de son choix, par exemple le 1er janvier, et faire passer tout l’effectif à une année commune.

Ce changement crée une période tampon : l’intervalle entre la date d’embauche (ou la fin de la dernière année normale) et le début de la première année de remplacement. Les vacances de cette période tampon sont calculées au prorata.

Dans les deux modèles, les vacances acquises au cours d’une année de référence ou d’une période tampon terminée doivent être prises dans les dix mois qui suivent la fin de cette période, et l’employeur a l’obligation de veiller à ce qu’elles soient planifiées et prises, pas seulement de les autoriser.

Ailleurs dans le monde

Royaume-Uni. L’article 13(3) des Working Time Regulations permet à un « accord pertinent », généralement le contrat, de fixer l’année de référence. À défaut, la règle légale s’applique : l’année de référence commence à la date d’entrée en fonction, puis à chaque anniversaire.

Cette règle par défaut piège les employeurs. Une organisation qui n’a jamais inscrit d’année de référence dans ses contrats n’a pas pour autant une année civile implicite. Elle a une année de référence différente pour chaque employé, soit exactement la situation administrative qu’elle pensait éviter. La corriger ensuite suppose une période transitoire et des conditions contractuelles modifiées.

Australie. Il n’existe pratiquement pas d’année de référence pour les congés annuels. Le droit s’acquiert progressivement tout au long de l’emploi et les congés non pris se reportent indéfiniment : il n’y a donc pas de remise à zéro annuelle à gérer, pas de date limite de report, mais pas non plus de moment naturel où les soldes se vident.

Cette fiche est fournie à titre d’information générale et ne constitue pas un avis juridique. Les définitions légales de l’année de référence varient selon le pays, l’État américain et la province canadienne.