Permiso flexi

El permiso flexi es tiempo libre que se toma a cuenta de las horas de crédito que el empleado ya ha trabajado dentro de un sistema de horario flexible. Trabajas más de tus horas contractuales una semana, acumulas el excedente y después te lo tomas como media jornada o un día libre.

El término es habitual en el Reino Unido, Irlanda, Australia y buena parte de Europa, y mucho menos frecuente en Norteamérica, donde la misma idea aparece como flex time y choca con un obstáculo legal que explicamos más abajo.

Aun así, está muy próximo al tiempo libre flexible (FTO).

Tres usos del término

• Ausencia a cuenta del crédito de horas: el significado principal, es decir, tiempo libre que sale de horas acumuladas. También se le llama día flexi o flex day.
• Una bolsa de ausencias discrecionales: en algunas zonas de Asia, «flexi leave» se refiere a veces a un bloque de días que los empleados pueden usar para cualquier fin, más parecido a un festivo flotante de EE. UU. que a tiempo acumulado.
• Una forma imprecisa de referirse al trabajo flexible: algo completamente distinto y que conviene mantener separado.

El resto de esta entrada trata el primer significado.

Ver también: ¿Qué es un horario flexible y cómo puede beneficiar a tu equipo?

Cómo funciona un sistema de horario flexible

Cuatro componentes, que tienen casi todos los sistemas:

Franja horaria: el intervalo en el que se pueden trabajar y contabilizar horas, a menudo de 7:30 a 19:00.

Horas fijas: los períodos en los que todo el mundo tiene que estar presente, normalmente de media mañana a media tarde. Algunos sistemas prescinden de ellas y se basan en normas de cobertura.

Período de liquidación: el ciclo de cómputo, normalmente un mes natural, al final del cual las horas trabajadas se cuadran con las contractuales.

Límites de crédito y débito: un tope para el excedente que pasa al período siguiente y otro para lo que un empleado puede quedarse por detrás. Una política típica permite trasladar unas 15 horas de crédito, limita el débito a unas 10 horas y permite hasta dos días flexi o cuatro medias jornadas al mes. En el caso del personal a tiempo parcial, los cuatro límites se prorratean.

El permiso flexi es trabajo devuelto, no un derecho concedido

Esta es la distinción de la que depende todo lo demás, y donde el permiso flexi se separa claramente de las vacaciones.

Las vacaciones anuales son un derecho que se concede por estar empleado. El crédito flexi son horas que el empleado ya ha trabajado y que se le devuelven en forma de tiempo. Eso tiene tres consecuencias:

• Normalmente caduca. El crédito que supera el tope al final de un período de liquidación suele perderse. Nadie hace eso con las vacaciones
• Normalmente no se paga al salir. La mayoría de los sistemas exigen dejar el saldo a cero antes de la salida y no pagan nada por el crédito sobrante
• No debe descontarse del saldo de ausencias. El permiso flexi y las vacaciones anuales son cuentas distintas, y una política que las confunde hace pagar dos veces a los empleados

La caducidad solo funciona sin problemas con el personal asalariado cuyas horas se promedian a lo largo del período. Para los empleados que cobran por horas o no exentos, las horas trabajadas son horas que hay que pagar: no puedes hacerlas caducar.

El problema en Norteamérica

En EE. UU., un sistema de horario flexible que acumula horas de una semana a otra choca con la Fair Labor Standards Act.

Para los empleados no exentos, las horas extra se calculan por semana laboral y deben pagarse en dinero en el período en que se generan. Las horas trabajadas por encima de 40 en una semana no se pueden trasladar a la siguiente como tiempo libre. Solo los organismos públicos pueden ofrecer comp time en su lugar, dentro de unos límites.

Lo que sí está permitido es la flexibilidad dentro de una misma semana laboral: mover horas de un día a otro para que la semana nunca pase de 40. Esa es la versión estadounidense del permiso flexi, y el límite de la semana laboral es estricto.

Para los empleados exentos, la FLSA no regula las horas, así que un sistema flexi es una cuestión de política interna, aunque montarlo como una cuenta explícita de horas que entran y horas que salen puede debilitar un argumento de exención.

Canadá ofrece una vía intermedia. Varias provincias permiten acuerdos de promedio de jornada: en Ontario, empleador y empleado pueden acordar por escrito promediar las horas a lo largo de dos, tres o cuatro semanas a efectos de horas extra, con una fecha de inicio y de caducidad definidas y, por lo general, una duración máxima de dos años. Eso hace viable un verdadero sistema de horario flexible de varias semanas, algo que no es posible al sur de la frontera.

El permiso flexi no es el derecho a solicitar trabajo flexible

Es fácil confundirlos, pero legalmente son distintos. En el Reino Unido, los empleados tienen el derecho legal a solicitar trabajo flexible (flexible working): desde el 6 de abril de 2024 es un derecho desde el primer día, que permite dos solicitudes en cualquier período de 12 meses, y el empleador debe consultar antes de denegarlo y decidir en un plazo de dos meses.

Ese derecho se refiere a un cambio permanente en cómo y cuándo trabajas. El permiso flexi es un día libre que sale de horas acumuladas. Un empleado puede tener uno sin el otro.

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Esta entrada ofrece información general y no constituye asesoramiento jurídico. Las normas de jornada y horas extra varían según el estado de EE. UU., la provincia de Canadá y la award aplicable.