Congé flexi

Le congé flexi est un temps de repos pris sur les heures de crédit qu’un employé a déjà travaillées dans le cadre d’un système d’horaires flexibles. Travaillez plus que vos heures contractuelles une semaine, mettez l’excédent en réserve, puis récupérez-le plus tard sous forme de demi-journée ou de journée complète de repos.

Le terme est courant au Royaume-Uni, en Irlande, en Australie et dans une grande partie de l’Europe, et bien moins fréquent en Amérique du Nord — où la même idée apparaît sous le nom de flex time et se heurte à un obstacle juridique présenté plus bas.

Il est toutefois proche des congés flexibles (FTO).

Trois usages du terme

• Le congé sur crédit d’heures — le sens principal : un temps de repos pris sur des heures mises en réserve. On parle aussi de jour flexi ou de flex day.
• Une réserve de congés discrétionnaires — dans certaines régions d’Asie, le « flexi leave » désigne parfois un bloc de jours que les employés peuvent utiliser pour n’importe quel motif, plus proche d’un jour férié flottant américain que d’un temps mis en réserve.
• Un raccourci approximatif pour le travail flexible — ce qui est tout autre chose, et qu’il vaut mieux distinguer.

La suite de cette fiche porte sur le premier sens.

Voir aussi : Qu’est-ce qu’un horaire flexible et quels avantages pour votre équipe ?

Comment fonctionne un système d’horaires flexibles

Quatre éléments, présents dans la plupart des systèmes :

La plage d’ouverture — l’intervalle pendant lequel les heures peuvent être travaillées et comptabilisées, souvent de 7 h 30 à 19 h.

Les plages fixes — les périodes pendant lesquelles tout le monde doit être présent, généralement du milieu de matinée au milieu d’après-midi. Certains systèmes suppriment les plages fixes et s’appuient plutôt sur des règles de couverture.

La période de régularisation — le cycle de décompte, souvent un mois civil, à la fin duquel les heures travaillées sont rapprochées des heures contractuelles.

Les limites de crédit et de débit — un plafond sur l’excédent reporté à la période suivante, et un plafond sur le retard qu’un employé peut accumuler. Une politique type autorise le report d’environ 15 heures de crédit, plafonne le débit à environ 10 heures et permet jusqu’à deux jours flexi ou quatre demi-journées par mois. Pour les employés à temps partiel, les quatre limites sont proratisées.

Le congé flexi est du travail récupéré, pas un droit accordé

C’est la distinction dont tout le reste découle, et c’est là que le congé flexi s’écarte nettement des congés payés.

Les congés annuels sont un droit accordé du fait de l’emploi. Le crédit flexi correspond à des heures que l’employé a déjà travaillées et qui lui sont rendues sous forme de temps. Cela a trois conséquences :

• Il expire généralement. Le crédit qui dépasse le plafond à la fin d’une période de régularisation est en principe perdu. Personne ne fait cela avec les congés payés
• Il n’est généralement pas payé au départ. La plupart des systèmes exigent que les soldes soient soldés avant le départ et ne paient rien pour le crédit restant
• Il ne doit pas être déduit du solde de congés. Le congé flexi et les congés annuels relèvent de deux comptes distincts, et une politique qui les confond fait payer deux fois les employés

L’expiration ne fonctionne proprement que pour les employés rémunérés au forfait dont les heures sont lissées sur la période. Pour les employés payés à l’heure ou non exemptés, les heures travaillées sont des heures qui doivent être payées — vous ne pouvez pas les faire expirer.

Le problème nord-américain

Aux États-Unis, un système d’horaires flexibles qui met des heures en réserve d’une semaine sur l’autre se heurte au Fair Labor Standards Act.

Pour les employés non exemptés, les heures supplémentaires sont calculées par semaine de travail et doivent être payées en argent sur la période où elles ont été effectuées. Les heures travaillées au-delà de 40 heures dans une semaine ne peuvent pas être reportées sur la suivante sous forme de repos. Seuls les organismes publics peuvent proposer du comp time à la place, dans certaines limites.

Ce qui est autorisé, c’est la flexibilité au sein d’une même semaine de travail — décaler des heures d’un jour à l’autre pour que la semaine ne dépasse jamais 40 heures. C’est la version américaine du congé flexi, et la frontière de la semaine de travail est stricte.

Pour les employés exemptés, le FLSA ne réglemente pas les heures : un système flexi relève donc de la politique de l’entreprise — même si le construire comme un compte explicite d’heures travaillées et d’heures récupérées peut affaiblir un argument d’exemption.

Le Canada offre une voie médiane. Plusieurs provinces autorisent les accords d’étalement des heures : en Ontario, l’employeur et l’employé peuvent convenir par écrit d’étaler les heures sur deux, trois ou quatre semaines pour le calcul des heures supplémentaires, avec une date de début et une date d’expiration définies, pour une durée généralement limitée à deux ans. Cela rend possible un véritable système d’horaires flexibles sur plusieurs semaines, ce qui n’est pas le cas au sud de la frontière.

Le congé flexi n’est pas le droit de demander un travail flexible

Faciles à confondre, juridiquement distincts. Au Royaume-Uni, les employés ont le droit légal de demander un aménagement de leur temps de travail (flexible working) — depuis le 6 avril 2024, un droit acquis dès le premier jour, qui permet deux demandes par période de 12 mois, l’employeur devant consulter l’employé avant tout refus et se prononcer dans un délai de deux mois.

Ce droit concerne un changement permanent de la manière et du moment où vous travaillez. Le congé flexi est un jour de repos pris sur des heures mises en réserve. Un employé peut avoir l’un sans l’autre.

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Cette fiche fournit des informations générales et ne constitue pas un avis juridique. Les règles sur la durée du travail et les heures supplémentaires varient selon les États américains, les provinces canadiennes et l’award applicable.