Política de asistencia

Una política de asistencia es el documento escrito que establece qué espera la empresa en cuanto a la presencia en el trabajo, cómo se comunican las ausencias y los retrasos, y qué ocurre cuando no se cumplen esas expectativas.

Se suele confundir con la gestión de ausencias, que es la práctica más amplia: la medición, las conversaciones, el apoyo. La política es el conjunto de reglas escritas a través del cual se aplica esa práctica. Una es un documento; la otra, una disciplina.

Para qué sirve realmente una política

No para disuadir. Una política de asistencia no evita que la gente se ponga enferma, y tratarla como un elemento disuasorio produce presentismo, no asistencia.

Su verdadera función es la previsibilidad: que la respuesta a una situación concreta se conozca de antemano, por todos, antes de que nadie la necesite. Dos empleados de departamentos distintos con los mismos hechos deberían obtener el mismo resultado. Un responsable ante una situación incómoda un lunes a las 8:00 debería saber qué hacer sin improvisar.

Esa es la prueba con la que evaluar cualquier política de asistencia. No «¿es lo bastante estricta?», sino «¿da la misma respuesta dos veces?».

Qué debe incluir

• El procedimiento de aviso: a quién avisar, antes de cuándo y cómo. «Lo antes posible» no es una regla; «antes de las 9:00 a tu responsable directo, por teléfono o mensaje» sí lo es
• Definiciones: qué cuenta como ausencia, llegada tarde, salida anticipada o ausencia sin aviso. Son cosas distintas, y una política que las trate igual se aplicará de forma desigual
• Requisitos de justificante: qué se necesita, a partir de cuántos días y quién lo paga
• Una exclusión explícita de las ausencias protegidas: bajas por enfermedad legales, FMLA y equivalentes, ausencias ligadas a ajustes, deber de jurado, fallecimiento. Dicha claramente, no sobreentendida
• Umbrales: qué nivel de ausencias da lugar a una revisión, y que esa revisión es una conversación y no una sanción
• El proceso de escalado: las fases, quién lleva cada una y qué pruebas se tienen en cuenta
• El derecho a recurrir y quién lo resuelve
• Quién puede usar su criterio, por qué motivos y quién lo registra

Este último punto es el que casi todas las políticas omiten. El criterio propio es necesario, pero si no se documenta no se puede distinguir de la incoherencia cuando alguien lo impugne más adelante.

Más información: How to Write an Employee Attendance Policy?

Políticas «no fault» y sistemas de puntos

Una política de asistencia «no fault» asigna puntos a cada incidencia sin importar el motivo, con consecuencias definidas al llegar a ciertos umbrales. Una llegada tarde puede sumar medio punto, una ausencia injustificada uno y una ausencia sin aviso dos, con un aviso a los cuatro puntos y el despido a los ocho.

El atractivo es evidente: elimina el criterio del responsable, así que parece justa y se aplica por igual. El peligro está en esa misma característica. Un sistema que ignora el motivo penalizará, por diseño, ausencias que la ley protege.

En EE. UU. esto no es teórico. La ausencia FMLA no puede contarse en una política de asistencia «no fault»: la norma lo dice directamente. Y la EEOC demandó a Verizon por una política «no fault» inflexible que no hacía ninguna excepción con las ausencias relacionadas con una discapacidad; la empresa llegó a un acuerdo de 20 millones de dólares, entonces el mayor acuerdo por discriminación por discapacidad en una sola demanda de la EEOC, y el acuerdo le obligó a revisar la política para ajustarla a la discapacidad y a formar a quienes la aplicaban.

Un sistema de puntos puede funcionar. Tiene que excluir las ausencias protegidas antes de asignar puntos y dejar una vía documentada para los ajustes.

Por qué fracasa una política

La vaguedad. «Un absentismo excesivo puede dar lugar a medidas disciplinarias» no compromete a nada y justifica cualquier cosa. No avisa al empleado ni protege a la empresa.

La incoherencia. Es lo grave, y resulta contraintuitivo: una política aplicada de forma incoherente es peor que no tener ninguna. Sin una norma escrita, se discuten los hechos. Con una norma escrita de la que te has apartado, has documentado la distancia entre lo que dijiste que harías y lo que hiciste, y esa distancia es el caso en tu contra.

No excluir las ausencias protegidas. Si la política no dice qué ausencias quedan fuera, los responsables las contarán, porque la política se lo pidió.

El abandono. Una política ignorada durante tres años y después aplicada a una sola persona es la prueba más clara de trato selectivo.

La falta de revisión. Los derechos legales de ausencia cambian con frecuencia, así que una política escrita hace cinco años casi seguro que falla en algo.

Cómo redactarla

• Escríbela para aplicarla, no para leerla. Puntos de decisión, no principios
• Nombra explícitamente las categorías protegidas y actualiza esa lista cuando cambie la ley
• Haz que los umbrales den pie a una conversación, nunca a un resultado automático
• Forma a los responsables para esa conversación, porque son ellos quienes la llevan
• Aplícala a todo el mundo, también a quienes resulta incómodo aplicársela: es justo ahí donde se pone a prueba
• Registra qué se decidió y por qué, sobre todo cuando se usó el criterio propio
• Revísala cada año frente a la ley vigente y a tus propios datos de ausencias

Preguntas frecuentes

¿Qué debe incluir una política de asistencia? El procedimiento de aviso, definiciones, requisitos de justificante, una exclusión explícita de las ausencias protegidas, umbrales, el proceso de escalado, el derecho a recurrir y quién puede usar su criterio.

¿Son legales las políticas de asistencia «no fault»? En principio sí, pero no cuando se aplican a ausencias protegidas. La ausencia FMLA no puede contarse en ellas, y una política inflexible que no se ajusta a la discapacidad genera un riesgo importante.

¿Se puede sancionar a alguien por estar enfermo? Por una enfermedad real, en general no, y las bajas por enfermedad protegidas incluyen normas contra las represalias. Los patrones de ausencia y no seguir el procedimiento de aviso son otra cuestión.

¿Cuántas ausencias son demasiadas? No hay una respuesta universal, y una política que fija una cifra sin contexto atrapará a quien no debe. Fija los umbrales a partir de tus propios datos y trátalos como puntos de revisión.