Tipo de ausencia

Un tipo de ausencia es la categoría que se asigna a una ausencia (vacaciones, baja por enfermedad, permiso parental, fallecimiento, deber de jurado, ausencia no retribuida) y determina cómo se trata esa ausencia.

El error es verlo como una etiqueta. Un tipo de ausencia es un conjunto de reglas. Dos ausencias que parecen idénticas en un calendario pueden comportarse de forma totalmente distinta según el tipo con el que se registraron.

Lo que decide realmente un tipo

Cada tipo de ausencia responde a las mismas siete preguntas:

• ¿Es retribuida?, ¿y en qué cuantía?
• ¿Se descuenta de un saldo o se concede en cada ocasión?
• ¿Se acumula?, ¿y con qué periodicidad?
• ¿Exige justificante?: un certificado, una citación, una orden judicial
• ¿Está protegido el puesto?, ¿y frente a consecuencias disciplinarias?
• ¿Cuenta para los umbrales de absentismo y los informes de asistencia?
• ¿Se paga al terminar la relación laboral?

Si cambias el tipo, cambias esas respuestas. Por eso clasificar mal una ausencia no es una cuestión de orden: cambia lo que se le debe al empleado y lo que podrás demostrar más adelante.

El segundo principio se deriva del primero: fusionar tipos destruye información que no podrás recuperar. Una baja por enfermedad registrada como PTO genérico no se puede reportar frente a una obligación legal sobre bajas por enfermedad. Una ausencia por emergencia registrada como baja por enfermedad infla indebidamente una puntuación de gestión de ausencias. Y una bolsa conjunta de vacaciones y enfermedad puede convertir un derecho que no se paga en uno que sí se paga al terminar el contrato.

Estados Unidos

No existe una taxonomía federal para las vacaciones: diseñarla depende totalmente de ti. Pero hay cada vez más tipos legales que no pueden meterse en una bolsa general de PTO, y dos reglas lo concretan.

Calificar una ausencia como FMLA es un deber de la empresa, no una elección del empleado. Según las directrices del Department of Labor, en cuanto la empresa sabe que una ausencia cumple los requisitos de la FMLA, debe calificarla como FMLA: no puede retrasar la calificación, y ninguna de las partes puede renunciar a la protección para que el empleado guarde su derecho para más adelante. Las ausencias retribuidas que se sustituyen corren a la vez y no amplían las doce semanas.

Conviene saber que esas directrices chocan con Escriba v. Foster Poultry Farms, una sentencia del Ninth Circuit que llega a la conclusión contraria, y que las cartas de opinión no vinculan a los tribunales. Para un sistema de ausencias, la conclusión práctica es la misma en ambos casos: la FMLA es un tipo que aplicas tú, no uno por el que opta el empleado.

La baja por enfermedad legal tiene que ser visible. California obliga a las empresas a informar por escrito de la baja por enfermedad retribuida disponible, en la nómina o en un documento aparte entregado el día de pago. Si la baja por enfermedad está dentro de un saldo de PTO sin diferenciar, no puedes dar esa cifra: el incumplimiento es, antes que nada, un problema de informes.

Canadá

Las normas laborales canadienses adoptan el enfoque contrario: los tipos de ausencia están definidos en la ley, con detalle.

Las empresas de regulación federal gestionan unos quince permisos con nombre propio, cada uno con su duración, su regla de retribución y su período de carencia; entre ellos, el permiso médico retribuido (hasta 10 días al año), el permiso personal (5 días, los 3 primeros retribuidos), el permiso por fallecimiento (hasta 10 días, los 3 primeros retribuidos) y el permiso por violencia familiar (10 días, los 5 primeros retribuidos), junto con permisos más largos de maternidad, parental, cuidado compasivo y enfermedad grave.

Ontario ofrece permisos breves, protegidos y en su mayoría no retribuidos (baja por enfermedad, permiso por responsabilidades familiares de tres días, fallecimiento), además de los permisos familiares y parentales más largos.

Quebec permite 10 días de ausencia al año por obligaciones familiares o de salud, de los que dos son retribuidos cuando el empleado tiene tres meses de servicio continuado.

Las demás provincias tienen cada una su propia lista, y los nombres rara vez coinciden. Una empresa canadiense que opera en varias provincias mantiene varias taxonomías, no una sola con variaciones regionales.

En otros países

Reino Unido. La prestación legal por enfermedad, los permisos familiares, el permiso por personas dependientes y el deber de jurado tienen cada uno sus propias normas, separadas de las vacaciones anuales contractuales, y la ausencia por enfermedad legal debe poder distinguirse de las vacaciones anuales a efectos de nómina e informes.

Australia. Los National Employment Standards definen directamente los tipos (vacaciones anuales, permiso personal o para cuidadores, permiso por motivos compasivos, permiso parental, permiso por servicio comunitario y permiso por violencia familiar y doméstica), cada uno con sus propias reglas de acumulación y pago. El permiso personal o para cuidadores se acumula en horas y no se paga al terminar el contrato; las vacaciones anuales sí.

Cómo diseñar tu lista

• Crea un tipo distinto para cada derecho legal que te afecte, aunque tu política sea más generosa
• No metas la baja por enfermedad en el PTO en las jurisdicciones donde hay que informar de ella o donde fusionarlas hace que el saldo se pague al salir
• Define por tipo las reglas de retribución, justificantes y aprobación, no de forma global
• Decide qué tipos cuentan para los umbrales de absentismo. El deber de jurado, el fallecimiento y las ausencias protegidas, en general, no deberían contar
• Mantén corta la lista que ve el empleado. Quince opciones en un formulario de solicitud generan solicitudes mal clasificadas; agrúpalas y deja que el sistema guarde el detalle
• Registra el tipo al solicitar, no al aprobar, para que las reglas se apliquen antes de que un responsable tenga que acordarse de ellas

Más información: Different Types of Leave to Include in Your Leave Policy