Politique d'assiduité

Une politique d’assiduité est le document écrit qui définit ce que l’employeur attend en matière de présence au travail, la façon de signaler les absences et les retards, et ce qui se passe lorsque ces attentes ne sont pas respectées.

On la confond souvent avec la gestion des absences, qui est une pratique plus large : la mesure, les entretiens, l’accompagnement. La politique est l’ensemble de règles écrites à travers lequel cette pratique s’applique. L’une est un document, l’autre une discipline.

À quoi sert réellement une politique

Pas à dissuader. Une politique d’assiduité n’empêche personne de tomber malade, et la traiter comme un moyen de dissuasion produit du présentéisme plutôt que de l’assiduité.

Sa vraie fonction est la prévisibilité : rendre la réponse à une situation donnée connue d’avance, par tous, avant que quiconque en ait besoin. Deux employés de services différents placés dans la même situation devraient obtenir le même résultat. Un responsable confronté à une situation délicate un lundi à 8 h devrait savoir quoi faire sans improviser.

C’est le critère auquel confronter toute politique d’assiduité. Non pas « est-elle assez stricte ? », mais « donne-t-elle deux fois la même réponse ? ».

Ce qu’elle doit contenir

• La procédure de signalement : qui contacter, avant quelle heure et comment. « Dès que possible » n’est pas une règle ; « avant 9 h à votre responsable direct, par téléphone ou par message » en est une
• Des définitions : ce qui compte comme absence, arrivée tardive, départ anticipé, absence injustifiée sans prévenir. Ces notions diffèrent, et une politique qui les traite de la même façon sera appliquée de manière inégale
• Les exigences de justificatif : ce qui est demandé, au bout de combien de jours, et qui le paie
• Une exclusion explicite des congés protégés : congés maladie légaux, FMLA et équivalents, absences liées à un aménagement, fonction de juré, deuil. Énoncée clairement, pas sous-entendue
• Les seuils de déclenchement : quel niveau d’absence entraîne un examen, et le fait que cet examen est un entretien plutôt qu’une sanction
• Le processus d’escalade : les étapes, qui mène chacune d’elles et quels éléments sont pris en compte
• Les droits de recours et qui les examine
• Qui peut exercer un pouvoir d’appréciation, sur quels motifs, et qui le consigne

Ce dernier point est celui que la plupart des politiques omettent. Le pouvoir d’appréciation est nécessaire, mais lorsqu’il n’est pas documenté, il ne se distingue pas de l’incohérence si quelqu’un le conteste plus tard.

En savoir plus : How to Write an Employee Attendance Policy?

Politiques « no fault » et systèmes à points

Une politique d’assiduité « no fault » attribue des points à chaque occurrence quel qu’en soit le motif, avec des conséquences définies à certains seuils. Un retard peut valoir un demi-point, une absence injustifiée un point, une absence sans prévenir deux points, avec un avertissement à quatre et un licenciement à huit.

L’attrait est évident : elle supprime l’appréciation du responsable, elle paraît donc juste et s’applique uniformément. Le danger vient de cette même caractéristique. Un système qui ignore le motif pénalisera, par construction, des absences que la loi protège.

Aux États-Unis, ce n’est pas théorique. Le congé FMLA ne peut pas être comptabilisé dans une politique d’assiduité « no fault », le règlement le dit directement. Et l’EEOC a poursuivi Verizon pour une politique « no fault » rigide qui ne prévoyait aucune exception pour les absences liées à un handicap ; l’entreprise a transigé pour 20 millions de dollars, alors le plus important règlement pour discrimination liée au handicap dans une seule action de l’EEOC, et l’accord l’a obligée à revoir sa politique pour aménager les situations de handicap et à former les personnes chargées de l’appliquer.

Un système à points peut fonctionner. Il doit exclure les absences protégées avant l’attribution des points et prévoir une voie documentée vers l’aménagement.

Pourquoi une politique échoue

Le flou. « Un absentéisme excessif peut entraîner des mesures disciplinaires » n’engage à rien et justifie tout. Cela n’informe pas l’employé et ne protège pas l’employeur.

L’incohérence. C’est le point sérieux, et il est contre-intuitif : une politique appliquée de façon incohérente est pire que pas de politique du tout. Sans norme écrite, vous discutez des faits. Avec une norme écrite dont vous vous êtes écarté, vous avez documenté l’écart entre ce que vous aviez annoncé et ce que vous avez fait, et cet écart constitue le dossier contre vous.

L’absence d’exclusion des congés protégés. Si la politique ne dit pas quelles absences sont exclues, les responsables les compteront, parce que la politique le leur a demandé.

La mise en sommeil. Une politique ignorée pendant trois ans puis appliquée à une seule personne est la preuve la plus claire d’un traitement sélectif.

L’absence de cycle de révision. Les droits légaux à congés changent souvent : une politique rédigée il y a cinq ans est presque certainement erronée quelque part.

La rédiger

• Rédigez-la pour être appliquée, pas pour être lue. Des points de décision, pas des principes
• Nommez explicitement les catégories protégées, et mettez cette liste à jour quand la loi évolue
• Faites des seuils le point de départ d’un entretien, jamais un résultat automatique
• Formez les responsables à cet entretien, puisque ce sont eux qui le mènent
• Appliquez-la à tout le monde, y compris aux personnes à qui il est délicat de l’appliquer : c’est précisément là qu’elle est mise à l’épreuve
• Consignez ce qui a été décidé et pourquoi, surtout lorsqu’un pouvoir d’appréciation a été exercé
• Révisez-la chaque année au regard du droit en vigueur et de vos propres données d’absence

Questions fréquentes

Que doit contenir une politique d’assiduité ? La procédure de signalement, des définitions, les exigences de justificatif, une exclusion explicite des congés protégés, les seuils, le processus d’escalade, les droits de recours et les personnes habilitées à exercer un pouvoir d’appréciation.

Les politiques d’assiduité « no fault » sont-elles légales ? En principe oui, mais pas lorsqu’elles s’appliquent à des absences protégées. Le congé FMLA ne peut pas y être compté, et une politique rigide qui n’aménage pas les situations de handicap crée un risque important.

Peut-on sanctionner quelqu’un parce qu’il est malade ? Pour une maladie réelle, en général non, et les congés maladie protégés s’accompagnent de règles contre les représailles. Les schémas d’absence et le non-respect de la procédure de signalement sont une autre question.

À partir de combien d’absences est-ce trop ? Il n’y a pas de réponse universelle, et une politique qui fixe un chiffre sans contexte touchera des personnes qu’elle ne devrait pas viser. Fixez les seuils à partir de vos propres données et traitez-les comme des points d’examen.