Recompra de PTO

La recompra de PTO (en inglés PTO buyback o cash-out) es un acuerdo por el que el empleador paga a un empleado por las ausencias acumuladas en lugar de que este las disfrute, mientras sigue en la empresa. Algunos programas son voluntarios y permiten convertir parte del saldo en dinero. Otros son automáticos y pagan las horas que superan un límite de acumulación en lugar de dejar que se sigan sumando.

Es distinta del pago de PTO no utilizado, que liquida el saldo final al terminar la relación laboral. Las normas son muy diferentes, y los riesgos también.

Por qué la recompra está restringida

La recompra parece buena para las dos partes. El empleado obtiene el dinero que prefería a los días libres, y el empleador elimina un saldo de sus cuentas y reduce el pasivo por PTO.

El problema está en para qué sirven las ausencias. Los sistemas jurídicos tratan el tiempo libre retribuido de una de dos formas, y esa elección explica casi todas las normas que siguen.

Cuando las ausencias se consideran retribución diferida, un beneficio que se genera junto con el salario, convertirlas en dinero no tiene nada de especial, y la recompra se permite en general.

Cuando se consideran un derecho de salud y seguridad, es decir, un tiempo de descanso que la persona necesita para seguir trabajando de forma segura, la recompra anula su propósito. Si se permite, los empleados con apuros económicos acabarán vendiendo el descanso que necesitan, que es justo lo que la ley pretende evitar. Esos sistemas restringen o prohíben comprar el mínimo legal y dejan lo que lo supera a lo que se acuerde.

EE. UU. está en un extremo de ese espectro, la UE en el otro, y Canadá y Australia en medio.

Más información: Cómo diseñar una política de recompra de PTO justa

Estados Unidos

La recompra suele ser legal, y la principal limitación es fiscal, no laboral.

La trampa es la percepción implícita. Según esta doctrina, un ingreso tributa en cuanto se te abona, se reserva para ti o se pone a tu disposición. El IRS considera que un empleado con derecho firme a cobrar su PTO acumulado está en situación de percepción implícita de ese importe, y tributa por él lo cobre o no.

Así, un empleado que podría haber cobrado tres días tiene ingresos W-2 por esos tres días, y el empleador tiene que practicar la retención aunque no se haya pagado nada. Ese riesgo afecta a todas las personas que pueden optar, no solo a quienes lo eligen.

La solución es una elección irrevocable el año anterior: los empleados deciden, antes del año en que se acumularán las ausencias, cuánto quieren cobrar. Como la elección es anterior a los servicios que generan ese tiempo, no hay percepción implícita hasta el pago. Cualquier programa de recompra debería revisarlo un asesor fiscal antes de ponerlo en marcha.

Los pagos de recompra son salarios complementarios (supplemental wages) a efectos de retención. Y el permiso por enfermedad legal, por lo general, no se puede cobrar: las leyes estatales y municipales de permiso por enfermedad crean un derecho a ausentarse, no un beneficio en dinero.

Canadá

Las vacaciones son más difíciles de comprar de lo que la mayoría de los empleadores cree, porque el tiempo y la retribución son derechos distintos.

La retribución de vacaciones es irrenunciable. Un empleado no puede aceptar renunciar a ella y ninguna política puede eliminarla.

Se puede renunciar al tiempo de vacaciones, pero no de forma unilateral. En Ontario, un empleado solo puede renunciar a vacaciones ya generadas con el acuerdo escrito o electrónico del empleador y la aprobación del Director of Employment Standards. Aun así, la obligación de pagar la retribución de vacaciones no cambia. Como resumen las directrices de la provincia: los empleados pueden renunciar al tiempo de vacaciones, pero no al derecho a la retribución de vacaciones.

En la práctica, eso significa que en Canadá la recompra no se puede ofrecer sin más como una ventaja. Las demás provincias y el Canada Labour Code fijan sus propias condiciones.

A nivel internacional

Unión Europea y Reino Unido. Está prohibido comprar el mínimo legal durante la relación laboral. El artículo 7, apartado 2, de la Directiva de tiempo de trabajo establece que el período mínimo de vacaciones anuales retribuidas no puede sustituirse por una compensación económica, salvo cuando concluya la relación laboral, y el Reino Unido lo recoge en el artículo 13(9)(b) de las Working Time Regulations 1998. Las vacaciones contractuales por encima del mínimo legal, por lo general, sí pueden comprarse de mutuo acuerdo.

Australia. Cobrar las vacaciones está permitido, pero muy controlado. Debe permitirlo un convenio (award) o un acuerdo de empresa, o bien el empleado no debe estar sujeto a ningún convenio y contar con un acuerdo por escrito. El empleado debe conservar al menos cuatro semanas de vacaciones acumuladas, cada cobro necesita su propio acuerdo por escrito, el pago debe equivaler a lo que habrían supuesto las vacaciones, la mayoría de los convenios lo limitan a dos semanas cada doce meses, y el empleador no puede presionar a nadie para que lo haga.

Esta entrada ofrece información general y no constituye asesoramiento jurídico ni fiscal. Las normas de recompra varían según el país, el estado de EE. UU. y la provincia de Canadá.