Rachat de congés

Le rachat de congés (en anglais PTO buyback ou cash-out) est un dispositif par lequel l’employeur paie un employé pour des congés acquis au lieu que celui-ci les prenne, alors qu’il est toujours en poste. Certains programmes sont facultatifs et permettent de convertir une partie du solde en argent. D’autres sont automatiques et paient les heures qui dépassent un plafond de cumul au lieu de les laisser s’accumuler.

Il se distingue du paiement des congés non pris, qui règle le solde final à la fin de l’emploi. Les règles sont très différentes, et les risques aussi.

Pourquoi le rachat est encadré

Un rachat semble avantageux pour les deux parties. L’employé obtient l’argent qu’il préférait aux jours de repos ; l’employeur retire un solde de ses comptes et réduit son passif de congés.

Le problème tient à la finalité des congés. Les systèmes juridiques traitent les congés payés de deux façons, et ce choix explique presque toutes les règles ci-dessous.

Lorsque les congés sont considérés comme une rémunération différée — un avantage acquis en même temps que le salaire —, les convertir en argent n’a rien de particulier, et le rachat est largement autorisé.

Lorsque les congés sont considérés comme un droit lié à la santé et à la sécurité — un temps de repos dont une personne a besoin pour continuer à travailler en toute sécurité —, le rachat va à l’encontre de leur objectif. Si on l’autorise, les employés sous pression financière vendront immanquablement le repos dont ils ont besoin, ce que la loi vise justement à empêcher. Ces systèmes limitent ou interdisent le rachat du minimum légal, tout en laissant ce qui le dépasse à la libre négociation.

Les États-Unis se situent à une extrémité de ce spectre, l’UE à l’autre, le Canada et l’Australie entre les deux.

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États-Unis

Le rachat est généralement légal, et la principale contrainte est fiscale plutôt que liée au droit du travail.

Le piège, c’est la réception implicite. Selon cette doctrine, un revenu est imposable dès qu’il vous est crédité, mis de côté pour vous ou mis à votre disposition. L’IRS considère qu’un employé disposant d’un droit établi à se faire payer ses congés acquis est en situation de réception implicite de ce montant — et imposé dessus, qu’il choisisse ou non de se faire payer.

Ainsi, un employé qui aurait pu se faire payer trois jours a un revenu W-2 pour ces trois jours, et l’employeur doit effectuer la retenue à la source, alors que rien n’a été versé. Ce risque concerne tous les employés éligibles, et pas seulement ceux qui choisissent le rachat.

La solution est un choix irrévocable l’année précédente : les employés choisissent, avant l’année au cours de laquelle les congés seront acquis, la part qu’ils souhaitent se faire payer. Comme ce choix précède les services qui donnent droit aux congés, il n’y a pas de réception implicite avant le paiement. Tout programme de rachat doit être examiné par un conseiller fiscal avant son lancement.

Les paiements de rachat sont des salaires complémentaires (supplemental wages) aux fins de la retenue à la source. Et les congés maladie légaux ne peuvent généralement pas être rachetés — les lois des États et des villes sur les congés maladie créent un droit à s’absenter, pas un avantage en argent.

Canada

Les vacances sont plus difficiles à racheter que la plupart des employeurs ne le pensent, car le temps et l’indemnité sont deux droits distincts.

L’indemnité de vacances est impérative. Un employé ne peut pas accepter d’y renoncer, et une politique ne peut pas la supprimer.

Le temps de vacances peut être abandonné — mais pas unilatéralement. En Ontario, un employé ne peut renoncer à des vacances acquises qu’avec l’accord écrit ou électronique de l’employeur et l’approbation du directeur des normes d’emploi. Même dans ce cas, l’obligation de verser l’indemnité de vacances n’est pas affectée. Comme le résument les directives provinciales : les employés peuvent renoncer à leur temps de vacances, mais pas à leur droit à l’indemnité de vacances.

En pratique, un rachat au Canada ne peut donc pas être proposé comme un simple avantage. Les autres provinces et le Code canadien du travail fixent leurs propres conditions.

À l’international

Union européenne et Royaume-Uni. Le rachat du minimum légal en cours d’emploi est interdit. L’article 7, paragraphe 2, de la directive sur le temps de travail prévoit que la période minimale de congé annuel payé ne peut être remplacée par une indemnité financière, sauf en cas de fin de relation de travail, et le Royaume-Uni transpose cette règle à l’article 13(9)(b) des Working Time Regulations 1998. Les congés contractuels au-delà du minimum légal peuvent généralement être rachetés d’un commun accord.

Australie. Le rachat est autorisé mais strictement encadré. Une convention (award) ou un accord d’entreprise doit le permettre, ou l’employé doit ne relever d’aucune convention et disposer d’un accord écrit. L’employé doit conserver au moins quatre semaines de congés acquis, chaque rachat nécessite son propre accord écrit, le paiement doit correspondre à ce que les congés auraient rapporté, la plupart des conventions le plafonnent à deux semaines sur douze mois, et l’employeur ne peut faire pression sur personne pour y recourir.

Cette fiche fournit des informations générales et ne constitue pas un avis juridique ou fiscal. Les règles de rachat varient selon le pays, l’État américain et la province canadienne.