Calendario de días festivos

Un calendario de días festivos es una vista compartida de cuándo las personas no están en el trabajo (días festivos, cierres de la empresa y ausencias individuales), reunida en un solo lugar para que cualquiera vea la cobertura de un vistazo. También se le llama calendario de vacaciones, calendario de equipo, calendario de ausencias o calendario de «quién está fuera».

Dos tipos de datos distintos

La mayoría de los calendarios de días festivos decepcionan porque se les pide contener dos cosas que no se comportan en absoluto igual.

Los días festivos son datos de referencia. Se fijan con un año o más de antelación, son idénticos para todos los que trabajan en la misma ubicación y solo cambian cuando lo decide un gobierno. Se configuran una vez y ahí se quedan.

Las ausencias son datos transaccionales. Cambian cada día, son distintas para cada persona, llegan mediante solicitudes y aprobaciones y tienen que cuadrar con un saldo. Nunca están terminadas.

Una hoja de cálculo gestiona lo primero a la perfección y lo segundo mal. Un calendario compartido gestiona lo segundo razonablemente bien y lo primero a fuerza de trabajo manual. Saber qué problema estás resolviendo de verdad es casi toda la decisión.

Lo tercero que hace un buen calendario es lo que la gente olvida: tiene que decirte quién cubre, no solo quién está ausente. Un calendario con seis nombres en una semana solo es útil si puedes ver a qué equipo pertenece cada uno.

Estados Unidos

EE. UU. tiene 11 festivos federales: Año Nuevo, el Martin Luther King Jr. Day, el Washington’s Birthday, el Memorial Day, Juneteenth, el Independence Day, el Labor Day, el Columbus Day, el Veterans Day, Acción de Gracias y Navidad.

Lo importante para un calendario: esas fechas obligan a los empleados federales, no a las empresas privadas. No existe ninguna obligación federal de que una empresa privada cierre en alguno de esos días ni de que pague el día si cierra. La lista de festivos de una empresa estadounidense es una decisión de negocio real, por eso dos empresas de la misma ciudad suelen observar días distintos: muchas quitan el Columbus Day y muchas añaden el día siguiente a Acción de Gracias. Los estados suman sus propios festivos, así que una única lista nacional fallará en algún sitio si tienes empleados en varios estados.

Canadá

Las empresas de regulación federal conceden 10 festivos generales, incluido el Día Nacional de la Verdad y la Reconciliación.

Ontario tiene nueve festivos según la ESA: la lista federal sin el Día de la Verdad y la Reconciliación ni el Día del Recuerdo, pero con el Día de la Familia.

Quebec concede ocho festivos legales retribuidos, y su lista es la que más se aparta: sin Día de la Familia y con la Fiesta Nacional del 24 de junio en lugar de festivos que se observan en otros lugares.

Una empresa con plantilla en Toronto, Montreal y una división de regulación federal gestiona tres calendarios, no uno.

En otros países

Reino Unido. Es el ejemplo más claro de que un «festivo» no es una lista única ni siquiera dentro de un mismo país: ocho bank holidays en Inglaterra y Gales, nueve en Escocia y diez en Irlanda del Norte. Escocia cambia el lunes de Pascua por el 2 de enero y el día de San Andrés; Irlanda del Norte añade San Patricio y la batalla del Boyne.

Australia. Festivos nacionales más otros propios de cada estado, así que un empleado de Melbourne y uno de Perth no libran los mismos días.

Unión Europea. Es una cuestión totalmente nacional y las diferencias son amplias: algunos países observan menos de diez días y otros bastantes más, con variaciones regionales dentro de varios de ellos.

Cómo crear uno

Una hoja de cálculo sirve perfectamente para un equipo de una docena de personas en una sola ubicación con una sola lista de festivos. Es gratis, todo el mundo puede leerla y se imprime. Falla cuando alguien se olvida de actualizarla, cuando dos personas la editan a la vez, cuando necesitas un saldo en lugar de una imagen y en cuanto añades un segundo país.

Más información: How To Manage Holiday Schedules in Excel

Un calendario compartido de Outlook o Google ofrece mejor visibilidad: está donde la gente ya mira y puede superponerse a las reuniones. Sus límites son estructurales: no hay saldos, no hay registro de aprobaciones, no hay forma de distinguir bajas por enfermedad de vacaciones en los informes y los festivos hay que importarlos por país y mantenerlos a mano.

Más información: How To Create a Vacation Calendar in Outlook

Una herramienta específica de gestión de ausencias merece la pena cuando se cumple cualquiera de estas condiciones: más de una ubicación o lista de festivos, más de un tipo de ausencia, un saldo en el que alguien tenga que confiar, registros de aprobación que necesitarías en una auditoría o un sistema de nóminas que necesite los datos. Por debajo de ese umbral, es razonable quedarte con lo que tienes.

Uses lo que uses, unas pocas cosas deciden si la gente lo consulta de verdad: una única fuente de verdad en lugar de un calendario y una hoja de cálculo que no coinciden; vista por equipo, no solo por orden alfabético; festivos por ubicación, no una única lista global; y una vista que muestre con honestidad los medios días, porque un calendario que lo redondea todo a días completos confundirá a alguien un viernes.