Calendrier des jours fériés

Un calendrier des jours fériés est une vue partagée des périodes où les personnes sont absentes du travail (jours fériés, fermetures de l’entreprise et congés individuels), réunie en un seul endroit pour que chacun voie la couverture d’un coup d’œil. On parle aussi de calendrier des congés, calendrier d’équipe, calendrier des absences ou calendrier « qui est absent ».

Deux types de données différents

La plupart des calendriers des jours fériés déçoivent parce qu’on leur demande de contenir deux choses qui ne se comportent pas du tout de la même façon.

Les jours fériés sont des données de référence. Ils sont fixés un an ou plus à l’avance, identiques pour tous ceux qui travaillent au même endroit, et ne changent que lorsqu’un gouvernement le décide. On les saisit une fois et ils ne bougent plus.

Les absences sont des données transactionnelles. Elles changent chaque jour, diffèrent pour chaque personne, arrivent par des demandes et des approbations et doivent être rapprochées d’un solde. Elles ne sont jamais terminées.

Un tableur gère parfaitement les premières et mal les secondes. Un calendrier partagé gère correctement les secondes et les premières à grand renfort de saisie manuelle. Savoir quel problème vous résolvez réellement, c’est l’essentiel de la décision.

La troisième chose que fait un bon calendrier est celle que l’on oublie : il doit vous dire qui assure la couverture, pas seulement qui est absent. Un calendrier qui affiche six noms sur une semaine n’est utile que si vous voyez à quelle équipe chacun appartient.

États-Unis

Les États-Unis comptent 11 jours fériés fédéraux : le Jour de l’an, le Martin Luther King Jr. Day, le Washington’s Birthday, le Memorial Day, Juneteenth, l’Independence Day, le Labor Day, le Columbus Day, le Veterans Day, Thanksgiving et Noël.

Le point important pour un calendrier : ces dates s’imposent aux employés fédéraux, pas aux employeurs privés. Aucune règle fédérale n’oblige un employeur du secteur privé à fermer l’un de ces jours, ni à payer la journée s’il le fait. La liste des jours fériés d’une entreprise américaine est un véritable choix de gestion, ce qui explique que deux employeurs d’une même ville observent souvent des jours différents : beaucoup suppriment le Columbus Day, beaucoup ajoutent le lendemain de Thanksgiving. Les États ajoutent leurs propres jours, si bien qu’une liste nationale unique sera fausse quelque part si vous employez dans plusieurs États.

Canada

Les employeurs sous réglementation fédérale accordent 10 jours fériés, dont la Journée nationale de la vérité et de la réconciliation.

L’Ontario compte neuf jours fériés selon la Loi sur les normes d’emploi : la liste fédérale sans la Journée de la vérité et de la réconciliation ni le jour du Souvenir, mais avec le jour de la Famille.

Le Québec accorde huit jours fériés et chômés payés, et sa liste est celle qui s’écarte le plus : pas de jour de la Famille, et la Fête nationale du 24 juin à la place de jours observés ailleurs.

Un employeur qui a du personnel à Toronto, à Montréal et dans une division sous réglementation fédérale gère trois calendriers, pas un seul.

Ailleurs dans le monde

Royaume-Uni. C’est l’illustration la plus claire qu’un « jour férié » n’est pas une liste unique, même au sein d’un seul pays : huit bank holidays en Angleterre et au pays de Galles, neuf en Écosse et dix en Irlande du Nord. L’Écosse remplace le lundi de Pâques par le 2 janvier et la Saint-André ; l’Irlande du Nord ajoute la Saint-Patrick et la bataille de la Boyne.

Australie. Des jours fériés nationaux plus des jours propres à chaque État : un employé de Melbourne et un employé de Perth n’ont donc pas les mêmes jours de congé.

Union européenne. C’est entièrement une question nationale, et les écarts sont grands : certains pays observent moins de dix jours, d’autres nettement plus, avec des variations régionales dans plusieurs d’entre eux.

En créer un

Un tableur convient très bien à une équipe d’une douzaine de personnes sur un seul site avec une seule liste de jours fériés. Il est gratuit, tout le monde peut le lire et il s’imprime. Il échoue quand quelqu’un oublie de le mettre à jour, quand deux personnes le modifient en même temps, quand vous avez besoin d’un solde plutôt que d’une image, et dès que vous ajoutez un deuxième pays.

En savoir plus : How To Manage Holiday Schedules in Excel

Un calendrier Outlook ou Google partagé offre une meilleure visibilité : il se trouve là où les gens regardent déjà, et il peut se superposer aux réunions. Ses limites sont structurelles : pas de soldes, pas de trace des approbations, aucun moyen de distinguer congé maladie et vacances dans les rapports, et des jours fériés à importer pays par pays et à maintenir à la main.

En savoir plus : How To Create a Vacation Calendar in Outlook

Un outil dédié à la gestion des congés se justifie dès que l’un des points suivants est vrai : plus d’un site ou d’une liste de jours fériés, plus d’un type de congés, un solde auquel quelqu’un doit pouvoir se fier, des traces d’approbation dont vous auriez besoin lors d’un audit, ou un logiciel de paie qui a besoin des données. En dessous de ce seuil, il est raisonnable de garder ce que vous avez.

Quel que soit l’outil, quelques points décident si les gens le consultent vraiment : une seule source de vérité plutôt qu’un calendrier et un tableur qui se contredisent ; un affichage par équipe, pas seulement par ordre alphabétique ; des jours fériés par site, pas une liste mondiale unique ; et une vue qui montre honnêtement les demi-journées, car un calendrier qui arrondit tout à des journées entières induira quelqu’un en erreur un vendredi.