Type de congés

Un type de congés est la catégorie attribuée à une absence (vacances, congé maladie, congé parental, deuil, fonction de juré, congé non rémunéré), et il détermine la façon dont cette absence est traitée.

L’erreur consiste à n’y voir qu’une étiquette. Un type de congés est un ensemble de règles. Deux absences qui paraissent identiques sur un calendrier peuvent se comporter de façon totalement différente selon le type sous lequel elles ont été enregistrées.

Ce qu’un type décide réellement

Chaque type de congés apporte une réponse aux mêmes sept questions :

• Est-il payé, et à quel taux ?
• Est-il prélevé sur un solde, ou accordé à chaque occasion ?
• Se cumule-t-il, et selon quel rythme ?
• Exige-t-il un justificatif : un certificat, une convocation, une décision de justice ?
• L’emploi est-il protégé, et l’employé est-il à l’abri de sanctions disciplinaires ?
• Compte-t-il dans les seuils d’absence et le suivi de l’assiduité ?
• Est-il payé à la fin du contrat ?

Changez le type et vous changez ces réponses. C’est pourquoi mal classer une absence n’est pas une question de rangement : cela modifie ce qui est dû à l’employé et ce que vous pourrez prouver plus tard.

Le second principe découle du premier : fusionner des types détruit une information que vous ne retrouverez pas. Un congé maladie enregistré comme congé payé générique ne peut pas être rapporté au regard d’une obligation légale en matière de congés maladie. Une absence d’urgence enregistrée comme congé maladie gonfle à tort un score de gestion des absences. Et un compteur unique vacances et maladie peut transformer un droit non payable en droit payable au moment du départ.

États-Unis

Il n’existe aucune taxonomie fédérale pour les vacances : sa conception vous appartient entièrement. Mais il existe un nombre croissant de types légaux qui ne peuvent pas être fondus dans un compteur général de congés payés, et deux règles le rendent concret.

La qualification FMLA est une obligation de l’employeur, pas un choix de l’employé. Selon les recommandations du Department of Labor, dès que l’employeur apprend qu’une absence relève de la FMLA, il doit la qualifier de congé FMLA : il ne peut pas retarder cette qualification, et aucune des parties ne peut refuser la protection pour que l’employé garde son droit pour plus tard. Les congés payés substitués s’imputent simultanément au lieu de prolonger les douze semaines.

Il faut savoir que ces recommandations sont en tension avec l’arrêt Escriba v. Foster Poultry Farms, une décision du Ninth Circuit qui conclut l’inverse, et que les lettres d’avis ne lient pas les tribunaux. Pour un logiciel de congés, le point pratique reste le même : la FMLA est un type que vous appliquez, pas une option que l’employé choisit.

Les congés maladie légaux doivent être visibles. La Californie oblige les employeurs à indiquer par écrit les congés maladie payés disponibles, sur le bulletin de paie ou dans un document distinct remis le jour de la paie. Si les congés maladie se trouvent dans un solde de congés payés indifférencié, vous ne pouvez pas produire ce chiffre : le manquement est d’abord un problème de reporting.

Canada

Les normes d’emploi canadiennes adoptent l’approche inverse : les types de congés sont définis dans la loi, de façon détaillée.

Les employeurs sous réglementation fédérale gèrent une quinzaine de congés nommés, chacun avec sa durée, sa règle de rémunération et sa période d’admissibilité, parmi lesquels le congé médical payé (jusqu’à 10 jours par an), le congé personnel (5 jours, dont les 3 premiers payés), le congé de décès (jusqu’à 10 jours, dont les 3 premiers payés) et le congé pour les victimes de violence familiale (10 jours, dont les 5 premiers payés), aux côtés de congés plus longs : maternité, parental, soignant et maladie grave.

L’Ontario prévoit des congés courts, protégés et pour la plupart non rémunérés (congé de maladie, congé pour obligations familiales de trois jours, congé de deuil), plus les congés familiaux et parentaux plus longs.

Le Québec permet 10 jours d’absence par an pour obligations familiales ou de santé, dont deux sont payés dès que l’employé justifie de trois mois de service continu.

Les autres provinces ont chacune leur propre liste, et les noms correspondent rarement. Un employeur canadien présent dans plusieurs provinces gère plusieurs taxonomies, pas une seule avec des variantes régionales.

Ailleurs dans le monde

Royaume-Uni. L’indemnité légale de maladie, les congés familiaux, le congé pour personnes à charge et la fonction de juré relèvent chacun de leurs propres règles, distinctes des congés annuels contractuels, et l’absence pour maladie légale doit rester distincte des congés annuels pour la paie et le reporting.

Australie. Les National Employment Standards définissent directement les types (congés annuels, congé personnel ou pour aidant, congé de compassion, congé parental, congé pour service communautaire, congé pour violence familiale et domestique), chacun avec ses règles de cumul et de paiement. Le congé personnel ou pour aidant s’acquiert en heures et n’est pas payé au départ ; les congés annuels le sont.

Concevoir votre liste

• Créez un type distinct pour chaque droit légal qui vous concerne, même lorsque votre politique est plus généreuse
• Ne fusionnez pas les congés maladie avec les congés payés dans les juridictions où les congés maladie doivent être déclarés, ou lorsque la fusion rend le solde payable au départ
• Définissez les règles de rémunération, de justificatif et d’approbation par type, pas globalement
• Décidez quels types comptent dans les seuils d’absence. La fonction de juré, le deuil et les congés protégés ne devraient généralement pas compter
• Gardez la liste visible par l’employé courte. Quinze options sur un formulaire de demande produisent des demandes mal classées ; regroupez-les et laissez le système gérer le détail
• Enregistrez le type au moment de la demande, pas de l’approbation, pour que les règles s’appliquent avant qu’un responsable doive s’en souvenir

En savoir plus : Different Types of Leave to Include in Your Leave Policy