Dernier jour avant les vacances. Vous terminez vos dossiers, vous prévenez votre responsable… et vous réalisez qu’il reste le message d’absence à rédiger.
Vous voulez un texte professionnel, avec un peu de personnalité, sans y consacrer votre dernière demi-heure au bureau. Un message d’absence par mail doit surtout dire à votre interlocuteur quand vous répondrez et qui contacter en attendant.
Notre générateur gratuit de messages d’absence prépare votre texte en quelques secondes. Vous pouvez aussi choisir parmi ces modèles : un classique, deux variantes avec du contenu à partager, une invitation à vous suivre, un aperçu de vos vacances, et d’autres pour une fermeture, un arrêt maladie, un congé maternité, une seule journée ou un départ.
Le message d’absence classique, pour partir l’esprit tranquille
Une réponse automatique sobre suffit pour indiquer vos dates d’absence, votre disponibilité par mail et un contact en cas d’urgence. Votre interlocuteur n’a pas besoin d’en savoir davantage pour s’organiser. Cet exemple de message d’absence convient si vous voulez régler la question rapidement, sans chercher le bon mot.
L’essentiel est là. Inutile de rivaliser avec Molière dans une réponse automatique. Si vous souhaitez personnaliser davantage votre message d’absence pour vos congés, les modèles suivants vous donnent quelques pistes.
Proposez une lecture ou votre newsletter
Un article ou une newsletter peut donner à votre interlocuteur quelque chose d’utile à consulter pendant votre absence. Choisissez un contenu adapté aux personnes qui vous écrivent habituellement. Gardez la date de retour et le contact d’urgence en tête du message, puis ajoutez votre recommandation sans multiplier les liens.
Variante 1 : un article à lire
Variante 2 : une newsletter à découvrir
Gardez le contact grâce à vos réseaux sociaux
Votre message peut renvoyer vers les comptes de votre entreprise pour que vos contacts suivent ses actualités pendant vos congés. Mentionnez d’abord votre retour et la personne qui prend le relais. Ajoutez ensuite les réseaux qui intéressent votre public, avec une raison concrète de les consulter.
Vous êtes en congés, mais votre mail peut continuer à donner envie de découvrir votre entreprise. Un contenu bien choisi peut attirer de nouveaux clients. De quoi faire plaisir à votre équipe marketing.
Racontez un peu vos vacances
Un message d’absence original peut évoquer votre voyage tout en restant utile à son destinataire. Réservez ce ton aux contacts avec lesquels vous avez des échanges détendus. Donnez toujours la date de votre retour et les coordonnées de la personne qui vous remplace, même si votre programme fait rêver.
Vous avez bien mérité ces vacances. Si vos destinataires apprécient ce ton, vous pouvez leur raconter ce qui vous attend. Un message amusant peut aussi les faire sourire.
Et en anglais ?
Voici un message d’absence en anglais pour vos contacts internationaux. Comme dans le modèle français, remplacez les dates et choisissez l’option qui correspond à votre accès au courrier.
Cet exemple de message d’absence reste volontairement simple. Pour prévenir aussi vos collègues, consultez nos guides sur le message d’absence dans Microsoft Teams et le statut absent dans Slack.
Vous utilisez Outlook ? Voici comment activer votre message d’absence Outlook, version par version.
Message d’absence pour les fêtes ou une fermeture de l’entreprise
Quand toute l’entreprise ferme, inutile de renvoyer les demandes vers un collègue lui aussi en congés. Annoncez la fermeture et la date de reprise. Ce modèle convient aux fêtes de fin d’année comme à une fermeture estivale : adaptez simplement les dates et le motif.
Si vous disposez d’une permanence, ajoutez ses coordonnées et ses horaires. Sinon, mieux vaut annoncer franchement la fermeture.
Message d’absence pour arrêt maladie
Vous pouvez signaler votre absence sans préciser votre état de santé. Si vous ne connaissez pas encore votre date de retour, ne vous engagez pas sur une date au hasard : le premier modèle la laisse ouverte. Si votre retour est prévu, utilisez le second. Dans les deux cas, donnez les coordonnées de la personne qui pourra répondre pendant votre absence.
Sans date de retour
Avec une date de retour prévue
Votre interlocuteur sait à qui s’adresser. Il n’a pas besoin de connaître votre diagnostic.
Message d’absence pour congé maternité ou paternité
Pour plusieurs semaines ou plusieurs mois d’absence, précisez qui reprend vos dossiers. Si vous ne connaissez pas encore le jour exact de votre retour, indiquez le mois prévu. Vérifiez avec vos collègues la répartition des demandes avant d’activer la réponse automatique.
La personne qui vous écrit pourra obtenir une réponse sans attendre votre retour. Et vos collègues sauront quels messages leur sont destinés.
Message d’absence pour une journée
Une journée suffit pour manquer un message urgent. Indiquez la date de votre absence et celle de votre retour, même si elles se suivent. Votre réponse restera compréhensible pour la personne qui la lira plus tard, ou depuis un autre fuseau horaire.
Si vous partez seulement quelques heures, remplacez les dates par l’heure de retour et précisez le fuseau horaire si nécessaire.
Quand personne ne vous remplace
Vous n’avez pas de collègue à qui confier vos mails ? Indiquez quand vous recommencerez à répondre. Vous pouvez ajouter l’adresse d’un centre d’aide pour les questions courantes, mais ne promettez pas une permanence si personne ne l’assure.
Ce n’est pas le moment d’inventer un service client. Une date de réponse réaliste sera plus utile.
Un message d’absence original, avec humour
Vous pouvez faire sourire sans transformer votre réponse automatique en spectacle. Gardez ce ton pour les contacts qui le connaissent déjà et laissez les informations pratiques bien visibles. Une seule plaisanterie suffit, surtout si votre interlocuteur cherche à régler un problème.
En cas de doute sur l’accueil de la plaisanterie, le modèle classique fera très bien l’affaire.
Message d’absence avant un départ définitif ou la retraite
Après un départ définitif, il faut orienter les demandes vers la personne qui prend la suite. Faites valider le texte et le fonctionnement de la messagerie par votre entreprise avant de partir. Ce modèle convient aussi à un départ à la retraite, en adaptant la première phrase.
Pour un départ à la retraite, remplacez la première phrase par « J’ai pris ma retraite le [date] et ne consulte plus cette messagerie. » Aucun retour au bureau à annoncer cette fois.
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