Última actualización: Septiembre 7, 2026
Incorporación de empleados: ¿qué roles puedo asignar en Vacation Tracker?
Vacation Tracker tiene tres roles, cada uno con un ámbito claro: el administrador gestiona el espacio de trabajo, el aprobador decide sobre las ausencias de un departamento y el usuario solicita sus propias ausencias. Este artículo explica qué puede hacer cada rol, cómo asignarlos en la aplicación e incluye los materiales oficiales de incorporación que puedes compartir con las nuevas incorporaciones.
Los tres roles de un vistazo
Administrador
El nivel de permisos más alto del espacio de trabajo. Los administradores configuran todo lo que determina cómo funciona la cuenta.
- Crear y configurar tipos de ausencia, políticas de ausencias, ubicaciones y departamentos
- Importar, activar y desactivar usuarios
- Asignar otros administradores y asignar aprobadores a los departamentos
- Exportar informes (solicitudes de ausencia, saldo de ausencias, saldo mensual de ausencias, registros de auditoría de la empresa)
- Editar la facturación, las integraciones y las notificaciones globales
- Consultar los registros de la empresa para ver el historial de auditoría completo de toda la cuenta
Aprobador
Revisa y gestiona las solicitudes de ausencia de los departamentos que tiene asignados. Para sus propias ausencias, se comporta como un usuario.
- Aprobar, denegar o cancelar las solicitudes de ausencia pendientes de los usuarios de sus departamentos
- Ver la página de perfil, el historial de ausencias y los saldos de esos usuarios
- Añadir una ausencia en nombre de un usuario
- Configurar las notificaciones de su departamento
- Asignar un aprobador sustituto que le cubra durante sus ausencias
- Por lo demás, tiene las mismas funciones de autoservicio que un usuario
Usuario
El rol predeterminado para todos los miembros del equipo. Los usuarios gestionan sus propias ausencias y su visibilidad, y nada más.
- Enviar, editar y eliminar sus propias solicitudes de ausencia futuras
- Ver su propio perfil, los saldos de sus cuotas de ausencia, su historial de ausencias y la pestaña Registros
- Ver los días festivos de su ubicación y (si el Gestor de Visibilidad lo permite) las ausencias aprobadas de otros usuarios en el calendario o el Gráfico mural
- Conectar un calendario personal (Google, Outlook) para sincronizar sus ausencias aprobadas
Cómo asignar estos roles
La aplicación tiene un único campo Rol en el perfil de cada usuario, con dos valores: Administrador o Usuario. El rol de aprobador se gestiona por separado: es una asignación en un departamento, no un valor del menú desplegable Rol. Cualquier persona, tenga el rol de usuario o de administrador, puede ser asignada como aprobador en uno o varios departamentos.
Asignar el rol de administrador
Un administrador existente abre Usuarios → [nombre del usuario] → Perfil → Editar y cambia el campo Rol de Usuario a Administrador. El nuevo administrador obtiene acceso completo la próxima vez que inicie sesión. Consulta ¿Cómo asigno un administrador en Vacation Tracker? para ver el paso a paso.
Asignar el rol de aprobador
El aprobador se configura en el departamento, no en el usuario. Un administrador abre Departamentos → [nombre del departamento] → Editar, escribe el nombre del usuario o administrador en el campo Aprobador(es) de Flujo de Aprobación y guarda. Un aprobador puede estar asignado a varios departamentos. Consulta ¿Cómo asigno un aprobador en Vacation Tracker? para ver el proceso completo.
Asignar el rol de usuario (predeterminado)
No hace falta hacer nada. Todas las personas importadas empiezan como usuarios. Para retirar el acceso ampliado a un administrador, un administrador existente edita el perfil correspondiente y vuelve a cambiar el campo Rol a Usuario; esa persona conserva su historial de ausencias, pero pierde el acceso a la configuración.
Recursos de incorporación para cada rol
Vacation Tracker ofrece fichas de una página listas para usar para cada rol en las cuatro integraciones. Envíalas a las nuevas incorporaciones el primer día. Explican qué puede hacer la persona que se incorpora en la integración que utilice.
Slack
Microsoft Teams
Google Workspace
Preguntas frecuentes
Sí, y es algo habitual. El menú desplegable Rol (Administrador / Usuario) y el campo Aprobador(es) del departamento son independientes. Asigna a alguien el rol de administrador y añádelo a la lista de Aprobador(es) de un departamento: tendrá acceso completo de administrador y, además, recibirá las solicitudes de aprobación de los usuarios de ese departamento. No hay ningún conflicto.
Aprobador es una asignación por departamento, no un nivel de acceso a todo el espacio de trabajo. Cualquier usuario o administrador puede ser aprobador de uno o varios departamentos sin cambiar su rol. Así puedes dar a una persona capacidad de aprobación en algunos equipos sin convertirla en administrador de todo.
Solo los administradores. El botón para editar el perfil en Usuarios, el formulario de edición del departamento y el proceso de añadir (importar) usuarios se encuentran en secciones del panel de control reservadas a los administradores. Los aprobadores y los usuarios no las ven.
No hay un límite fijo. Puedes tener tantos administradores como quieras y tantos aprobadores por departamento como necesites. Para los aprobadores también existe el ajuste Tipo de Flujo de Aprobación en cada departamento: elige entre Aprobación de un solo nivel (cualquier aprobador puede validar) y Aprobación multinivel (aprobaciones sucesivas de varios grupos). Consulta ¿Cómo asigno un aprobador en Vacation Tracker? para más detalles.
Puede asignar un aprobador sustituto que gestione las solicitudes durante su ausencia. Hay dos formas de hacerlo: el propio aprobador desde su perfil o un administrador en su nombre. Consulta ¿Cómo asigna un aprobador a un aprobador sustituto? para ver los pasos exactos.
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