Fuera de la oficina (OOO)

Fuera de la oficina (OOO, del inglés out of office) es el estado de estar ausente del trabajo y no disponible, y también la respuesta automática que lo anuncia. La expresión abarca tanto el estado como el mensaje, y ahí empieza la confusión.

OOO es un estado, no un tipo de ausencia. Alguien puede estar fuera de la oficina sin estar de vacaciones (de viaje, en un congreso, en una workation) y estar de vacaciones sin estar «fuera de la oficina», porque olvidó configurar el mensaje.

Dos sistemas que no se hablan

Tu sistema de ausencias sabe quién está libre. Tu servidor de correo sabe quién ha configurado una respuesta automática. Por defecto, ninguno sabe nada del otro.

Esa brecha produce los fallos de siempre: la respuesta que dice «vuelvo el lunes» cuando la reserva dice jueves, la ausencia aprobada sin ninguna respuesta automática, el mensaje que sigue activo una semana después de que alguien haya vuelto. Más que descuido, es el resultado previsible de pedir a alguien que introduzca la misma información dos veces, en dos sitios, justo cuando intenta irse.

Merece la pena arreglarlo, porque la respuesta automática hace un trabajo real. Es el único mecanismo que hace respetar el límite de una ausencia reservada. Sin ella, la ausencia queda registrada, el remitente no lo sabe y el trabajo llega igualmente: el inicio mecánico del leaveism.

Ver también: Respuesta automática en Outlook: cómo activarla

Cómo configurar respuestas de fuera de la oficina en Google Calendar

Cómo poner fuera de la oficina en Microsoft Teams y Outlook

Qué hace una buena respuesta automática

Cuatro tareas, en orden de cuántas veces se hacen mal:

• Dice cuándo vuelves: el primer día laborable en que de verdad estás disponible, no el día en que aterriza tu vuelo
• Indica qué pasa con el mensaje: quién te cubre, o que esperará. Ambas opciones valen; el silencio, no
• No ofrece un motivo. «De vacaciones» está bien. Los detalles médicos no, y no deberían revelarse automáticamente en nombre de nadie
• No promete disponibilidad

Lo último merece una línea aparte, porque «revisaré el correo de vez en cuando» es la frase más contraproducente de la comunicación laboral. Convierte la ausencia en disponibilidad e invita justo al contacto que el mensaje pretende desviar. Si de verdad estás de guardia, di a quién llamar y cuándo. Si no lo estás, no te ofrezcas.

Otra cosa que se pasa por alto: nombrar a un compañero como sustituto solo funciona si ha aceptado, conoce el contexto y no está también fuera. Un traspaso sin consentimiento solo traslada la frustración.

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El problema de seguridad

Los contenidos de RR. HH. nunca lo mencionan; los equipos de seguridad apenas piensan en otra cosa.

Una respuesta automática es una revelación hacia fuera para cualquiera que te escriba, incluidos quienes te escriben precisamente para averiguarlo. Entre todos, los mensajes OOO filtran fechas de ausencia, nombres y datos de contacto de compañeros, cargos y líneas jerárquicas, el formato de las direcciones de correo, y el tono interno y las convenciones de firma: casi un kit completo para suplantar una identidad.

El ataque es prosaico y eficaz: una solicitud fraudulenta de pago o de cambio en la nómina, enviada a la persona adecuada, en el momento en que se sabe que quien aprueba está fuera y lo cubre alguien menos familiarizado. El compromiso del correo electrónico empresarial (BEC) se basa exactamente en ese momento.

Las medidas de mitigación son baratas:

• Dirige los asuntos urgentes a un buzón de equipo o compartido en lugar de a una persona concreta
• Mantén las respuestas externas imprecisas sobre las fechas: «actualmente no disponible» en lugar de una fecha exacta de vuelta
• Usa mensajes distintos para dentro y fuera de la empresa, algo que la mayoría de las plataformas de correo admiten de forma nativa
• Distribuye una plantilla estándar en lugar de dejar que cada uno redacte la suya

Cuando alguien se va

Se aplican otras normas, y son más concretas de lo que la mayoría espera. Las autoridades europeas de protección de datos consideran el buzón de un empleado que se ha ido como un tratamiento continuado: el regulador belga ha considerado un mes como el plazo razonable para mantenerlo activo con una respuesta automática, ampliable a unos tres meses en puestos directivos o de titular único, y ha considerado excesivo un plazo de cinco meses. El mensaje debe indicar que la persona ya no ocupa el puesto y a quién contactar en su lugar.

Preguntas frecuentes

¿Qué debe incluir un mensaje de fuera de la oficina? Tu fecha de vuelta, quién te cubre o que el mensaje esperará, y nada sobre el motivo de tu ausencia.

¿Un mensaje OOO debe decir por qué estás ausente? No más que «de vacaciones». Los motivos médicos o personales no deberían difundirse automáticamente.

¿Es seguro nombrar a un compañero? Solo con su consentimiento, y en las respuestas externas, un buzón compartido es más seguro que una persona concreta.

¿Cuánto tiempo debe seguir activa una respuesta automática después de que alguien se vaya? Los reguladores europeos han considerado razonable alrededor de un mes, y más solo en puestos directivos.

Más información en nuestro blog: Mensaje fuera de la oficina: 15 ejemplos para copiar

Plantillas de correo de fuera de la oficina que marcan la diferencia