Gipe Auto Color es un distribuidor de pintura automotriz y suministros con múltiples ubicaciones, con nueve tiendas y 45 empleados. Laura Shipp, la Directora de Operaciones, supervisa todas las operaciones de las tiendas, incluyendo la gestión de licencias de empleados. Laura es responsable de asegurar operaciones diarias fluidas, lo cual incluye manejar solicitudes de tiempo libre, optimizar flujos de trabajo y apoyar a gerentes de tienda en todas las ubicaciones.
| Industria | Fabricación de Vehículos Motorizados |
| Ubicación | Estados Unidos |
| Tamaño del Equipo | 45 empleados |
El Desafío: Un Proceso Manual y Abrumador de Seguimiento de Licencias
Cuando Laura asumió su rol, heredó un sistema de seguimiento de tiempo libre basado en hojas de cálculo. El proceso anterior era engorroso e ineficiente. Cada solicitud de licencia requería múltiples pasos manuales:
- Los empleados llenaban formularios de solicitud en papel.
- Los gerentes de tienda firmaban los formularios y los escaneaban.
- Laura tenía que revisar, firmar y escanear los formularios antes de devolverlos.
- Las solicitudes aprobadas se agregaban manualmente a un calendario compartido.
El proceso de firmar y enviar por correo electrónico 130 piezas de papel tomaba un día completo, haciendo claro para Laura que el sistema estaba lejos de ser eficiente.
La visibilidad era otro problema importante. Solo los gerentes de tienda sabían quién estaba de licencia, y la información no era accesible para otros que la necesitaban para planificar. El calendario compartido ayudaba, pero Laura tenía que actualizarlo manualmente, lo cual era consumidor de tiempo y propenso a errores.
La Solución: Vacation Tracker
Laura descubrió Vacation Tracker a través de la tienda de aplicaciones de Microsoft Teams. La integración con Teams fue un factor significativo en su decisión, ya que la empresa ya usaba la plataforma para comunicación.
Vacation Tracker proporcionó una solución centralizada y accesible para la gestión de licencias en todas las nueve tiendas. Con características como notificaciones automatizadas, saldos de licencias en tiempo real y estructuras de departamento personalizables, el equipo ahora podía manejar solicitudes con facilidad.
Incluso los miembros del equipo que inicialmente eran escépticos de la tecnología encontraron el sistema fácil de usar después de ser introducidos a un proceso simple de cinco pasos.
El Nuevo Proceso: Simple, Transparente y Eficiente
Con Vacation Tracker en su lugar, el proceso de gestión de licencias ahora es directo:
- Los empleados solicitan licencias directamente a través de Vacation Tracker, ya sea en el trabajo o desde casa.
- Los gerentes reciben notificaciones instantáneas y pueden aprobar solicitudes con unos clics.
- Los saldos de licencias se actualizan automáticamente, y todos pueden verificar sus días restantes sin retrasos.
- El sistema actualiza automáticamente los calendarios compartidos, eliminando la necesidad de entrada manual de datos.
La capacidad de solicitar licencias desde cualquier lugar mejoró la accesibilidad, mientras que el sistema centralizado mejoró la comunicación entre ubicaciones.
Beneficios Clave para Gipe Auto Color
- Ahorro de Tiempo: Todo el proceso de aprobación y seguimiento ahora está automatizado, ahorrando tiempo significativo a Laura y los gerentes.
- Mayor Transparencia: Todos los miembros del equipo pueden ver quién está de licencia, mejorando la planificación y reduciendo la confusión.
- Accesibilidad Mejorada: Los empleados ya no necesitan estar en la oficina para solicitar tiempo libre.
- Interfaz Amigable: Incluso los miembros del equipo con habilidades tecnológicas limitadas se adaptaron fácilmente al nuevo sistema.
- Mejor Reportes: Los gerentes encuentran las herramientas de reportes intuitivas y útiles.
El nuevo sistema redujo significativamente el tiempo que los empleados tenían que esperar para saber cuántos días libres les quedaban, proporcionando claridad inmediata y mejorando la satisfacción.
Conclusión
Al cambiar a Vacation Tracker, Gipe Auto Color optimizó su proceso de gestión de licencias y empoderó a los empleados para gestionar su propio tiempo libre. La integración con Microsoft Teams, junto con la interfaz amigable, hizo que la transición fuera fluida y exitosa.
Los cambios no solo simplificaron el seguimiento de licencias—contribuyeron a una mejor comunicación, eficiencia mejorada y un equipo más organizado y autosuficiente.
