Almeida & Carlson es una agencia de seguros bien establecida con tres oficinas y un equipo de 25 empleados, junto con varios miembros del personal a tiempo parcial. La empresa proporciona una amplia gama de soluciones de seguros para individuos y empresas, ofreciendo servicio personalizado y opciones de cobertura adaptadas. Conocidos por su compromiso con la satisfacción del cliente, el equipo de Almeida & Carlson prioriza procesos internos eficientes para servir mejor a sus clientes.
| Industria | Seguros |
| Ubicación | Sandwich, MA |
| Tamaño del Equipo | 11-50 empleados |
El Desafío: Seguimiento de Tiempo Libre Consumidor de Tiempo y Propenso a Errores
Antes de adoptar Vacation Tracker, Almeida & Carlson dependía de hojas de cálculo de Excel para rastrear el tiempo libre de los empleados. Jennifer Buckley lo describió como un "sistema de honor"—aunque los empleados eran honestos, el proceso era confuso. El equipo frecuentemente encontraba problemas como fórmulas rotas y eliminaciones accidentales, causando discrepancias al final del año.
Jennifer explicó, "Usábamos Excel para rastrear el tiempo libre, pero no usamos Excel para nada más." Eso significaba que la gente no estaba familiarizada con cómo funcionaba, y accidentalmente eliminaban fórmulas. Como resultado, algunos empleados pensaban que tenían más tiempo libre del que realmente tenían. Para el final del año, siempre era un desastre. Necesitaban un sistema que pudiera mostrarle a todos cuánto tiempo libre les quedaba sin todas las conjeturas.
Estos errores no provenían de la deshonestidad sino de la complejidad del sistema. La falta de visibilidad y la naturaleza manual del proceso hacía que el seguimiento del tiempo libre fuera frustrante para todos los involucrados.
El Proceso Anterior: Manual e Ineficiente
Antes de Vacation Tracker, el proceso de solicitar y rastrear tiempo libre era tedioso y propenso a errores humanos. Los empleados que querían solicitar tiempo libre tenían que pasar por una serie de pasos manuales:
- Enviar Correos a Gerentes: Los empleados enviaban un correo a su gerente para solicitar tiempo libre. No había un formato de solicitud estandarizado, lo que a veces llevaba a solicitudes incompletas o poco claras.
- Aprobación del Gerente: Los gerentes tenían que revisar manualmente cada solicitud y luego responder al correo, ya sea aprobando o rechazando la solicitud.
- Entrada en Hoja de Cálculo: Si era aprobada, el empleado tenía que ir a una hoja de cálculo de Excel compartida para registrar la licencia. Los errores eran comunes, con fechas incorrectas o eliminaciones accidentales de fórmulas causando confusión.
- Revisiones Mensuales: Al final de cada mes, los gerentes tenían que revisar la hoja de cálculo para confirmar el tiempo libre tomado. Este proceso requería verificar correos, entradas de calendario y la hoja de cálculo.
- Actualizaciones de Calendario: El equipo usaba Microsoft Calendar para mantener visibilidad de quién estaba fuera de la oficina. Los empleados tenían que agregar manualmente su licencia aprobada al calendario.
Era mucho ida y vuelta de mensajes, lo que consumía tiempo y energía. Los gerentes tenían que aprobar solicitudes, los empleados tenían que actualizar la hoja de cálculo, y luego los gerentes tenían que verificar todo más tarde. Tomaba demasiado tiempo.
La Búsqueda de una Mejor Solución
Jennifer primero encontró Vacation Tracker cuando lo vio en acción en otra empresa. Estuvo inmediatamente impresionada por su simplicidad y facilidad de uso, y decidió que sería la solución perfecta para traer a Almeida & Carlson también.
El impacto de Vacation Tracker se sintió en toda la organización:
- Solicitudes Simplificadas: Los empleados ahora envían solicitudes directamente a través de Vacation Tracker sin enviar correos a los gerentes.
- Notificaciones Instantáneas: Los gerentes reciben notificaciones inmediatamente y pueden aprobar solicitudes con unos clics.
- Actualizaciones de Saldo en Tiempo Real: Los empleados pueden ver su tiempo libre restante en cualquier momento sin necesidad de contactar a sus gerentes.
El equipo rápidamente notó cuánto más fácil se volvió el proceso con Vacation Tracker. Todo se consolidó en un solo lugar, eliminando la necesidad de mensajes de ida y vuelta, actualizaciones manuales de calendario y ediciones de hojas de cálculo. El diseño intuitivo de la plataforma la hizo accesible para todos.
Más allá de simplificar el proceso de tiempo libre, Vacation Tracker también mejoró la comunicación del equipo. Con notificaciones en tiempo real e integraciones de calendario, todos podían fácilmente ver quién estaba dentro o fuera de la oficina. Esta visibilidad ayudó con la planificación de cargas de trabajo y redujo malentendidos.
Conclusión
Al adoptar Vacation Tracker, Almeida & Carlson reemplazó su proceso confuso y manual con un sistema directo y automatizado. Los empleados ahora tienen una vista precisa y en tiempo real de su tiempo libre restante, mientras que los gerentes ahorran tiempo previamente gastado en tareas administrativas.
El nuevo sistema ha tenido un impacto notable, haciendo los procesos más rápidos, más confiables y proporcionando al equipo la visibilidad muy necesaria. Vacation Tracker ha mejorado significativamente su seguimiento de tiempo libre y operaciones diarias.
