El Desafío: Seguimiento Manual de Licencias en Múltiples Ubicaciones

Crossref tiene casi 50 empleados en 12 ubicaciones globales, cada una con su propio conjunto de reglas y políticas de licencias. Gestionar licencias para un equipo diverso y geográficamente disperso representaba un desafío significativo. Antes de que Michelle Cancel se uniera a Crossref como Gerente de RRHH en 2022, la empresa usaba un software básico de seguimiento de licencias, pero la solución era inadecuada. Para llenar los vacíos, el equipo de Michelle tenía que depender de hojas de cálculo de Excel para cálculos y seguimiento de licencias.

Este enfoque manual para la gestión de licencias era consumidor de tiempo y propenso a errores. Michelle recuerda, "Tenía que dejar todo lo que estaba haciendo cuando alguien me preguntaba sobre su acumulación de licencias porque tenía que calcularlo manualmente." Este proceso manual creaba carga de trabajo adicional para RRHH, especialmente al final del año cuando grandes volúmenes de datos de licencias necesitaban ser reportados y calculados para la nómina.

Además, los empleados estaban insatisfechos con el sistema existente. Podían enviar solicitudes de licencias, pero no había visibilidad de sus saldos de licencias. Esta falta de transparencia llevaba a frustración ya que los empleados tenían que preguntar repetidamente a RRHH por actualizaciones sobre sus saldos de licencias.

La Búsqueda de una Mejor Solución

Frustrada por las ineficiencias y la falta de visibilidad, Michelle decidió encontrar una solución más eficiente para la gestión de licencias. Después de algunas investigaciones, encontró Vacation Tracker a través de una búsqueda en Google. Michelle quedó inmediatamente impresionada porque Vacation Tracker cumplía con todos los requisitos: era fácil de usar, proporcionaba la flexibilidad para manejar diferentes políticas de licencias en todas las ubicaciones, y se integraba perfectamente con Slack—otro requisito indispensable para su organización.

La Solución de Vacation Tracker

Michelle rápidamente implementó Vacation Tracker y configuró el sistema. La plataforma proporcionaba todo lo que su equipo necesitaba para gestionar licencias en múltiples ubicaciones. Pudo:

• Configurar políticas de licencias para 12 ubicaciones con diferentes saldos de licencias y reglas aplicadas automáticamente.
• Configurar acumulaciones y acumulaciones basadas en antigüedad, lo cual era particularmente importante para Crossref.
• Crear departamentos con diferentes aprobadores, permitiendo al equipo de RRHH gestionar solicitudes de licencias superpuestas efectivamente.

Con estas configuraciones en su lugar, Michelle encontró que Vacation Tracker había verdaderamente revolucionado su sistema de gestión de licencias. "Vacation Tracker es un salvavidas. Ya no tengo que calcular acumulaciones manualmente o lidiar con hojas de cálculo. Todo está automatizado, y puedo acceder a toda la información con solo tocar un botón."

Satisfacción del Empleado y Transparencia

La transición a Vacation Tracker también mejoró significativamente la experiencia para los empleados de Crossref. Los empleados ahora tienen visibilidad completa de sus saldos de licencias en cualquier momento. Ya no necesitan preguntar a RRHH por actualizaciones, ya que pueden acceder a datos en tiempo real sobre sus saldos de licencias directamente desde la plataforma. Esta transparencia ha mejorado la satisfacción y eficiencia general.

Beneficios Clave: Reportes y Transparencia

Para Michelle, los dos beneficios principales de Vacation Tracker son reportes y transparencia. La función de reportes automatizados de Vacation Tracker permite a Michelle y su equipo generar datos precisos de licencias para la nómina al final del año, eliminando los cálculos manuales que solían ocupar tanto de su tiempo.

Además, el equipo usa la integración del calendario, que muestra todas las solicitudes de licencias en una ubicación central. Esto mejora la visibilidad y permite a todos planificar y coordinar licencias de manera más efectiva.

Conclusión

Gracias a Vacation Tracker, Crossref ha podido automatizar el seguimiento de licencias en toda su fuerza laboral global. El proceso optimizado ha ahorrado innumerables horas al equipo de Michelle y eliminado los errores asociados con cálculos manuales. Los empleados disfrutan de mejor visibilidad de sus saldos de licencias, y RRHH tiene datos precisos para la nómina y reportes.

Michelle lo resume mejor: "Vacation Tracker ha sido un cambio de juego para nosotros." Ha hecho que gestionar licencias sea fácil, preciso y transparente—no más dolores de cabeza o cálculos manuales.