Drury Design es una agencia de comunicaciones estratégicas y marketing de eventos que produce experiencias inolvidables para empresas incluyendo IBM, Zillow, NetApp y NARCAN. Con un equipo de tiempo completo de 35 empleados y una red de freelancers trabajando en diferentes zonas horarias, la visibilidad de la disponibilidad de empleados es esencial para mantener las operaciones fluidas.
La estructura híbrida de la empresa y los horarios de viaje frecuentes significaban una cosa: coordinar tiempo libre eficientemente entre departamentos se estaba volviendo cada vez más difícil.
| Industria | Servicios de Eventos |
| Ubicación | Estados Unidos |
| Tamaño de la Empresa | 35 |
El Desafío: Acceso Limitado, Solicitudes Retrasadas
Aunque los equipos internamente tenían una idea general de quién estaba trabajando en sitio con clientes, disfrutando tiempo libre de vacaciones o tal vez ausente por enfermedad, esa información no era fácilmente accesible en toda la empresa.
No había un proceso unificado en su lugar para optimizar solicitudes, aprobaciones y visibilidad entre departamentos.
Para hacer las cosas más difíciles, la única forma para que los empleados verificaran su licencia restante era a través del sitio web PEO de la empresa, lo cual agregaba fricción y ralentizaba el proceso. RRHH e IT estaban gastando tiempo innecesario persiguiendo solicitudes y aclarando disponibilidad.
"Necesitábamos algo que fuera fácil de usar, requiriera poca supervisión y funcionara con las herramientas que ya teníamos en su lugar."
– Vladimir Weinstein, Director de IT, Drury Design
La Solución: Una Herramienta de Gestión de Licencias que Funciona en Segundo Plano
Vladimir comenzó a buscar una herramienta que:
✔ Permitiera a los empleados solicitar licencias rápida y fácilmente
✔ Hiciera la disponibilidad del equipo accesible en toda la empresa
✔ Redujera el ir y venir entre departamentos
✔ Se integrara con Slack, la herramienta principal de comunicación del equipo
Cuando encontró Vacation Tracker, la decisión fue fácil. Tomó minutos configurarlo—y después de eso, funcionó silenciosamente en segundo plano sin necesitar atención constante.
"Lo configuré, verifiqué la seguridad, di acceso a los miembros apropiados del equipo, y eso fue todo."
– Vladimir Weinstein, Director de IT, Drury Design
Los Resultados: Visibilidad, Responsabilidad y Menos Cuellos de Botella
1. Las Solicitudes de Licencias Son Oportunas y Fáciles de Enviar
Con la integración de Slack, los empleados envían solicitudes de tiempo libre directamente en la herramienta que ya usan todos los días. Este cambio ha reducido significativamente las presentaciones tardías y ayudado a optimizar el proceso.
2. Los Gerentes Pueden Aprobar Tiempo Libre Más Rápido
Las notificaciones van directamente a los gerentes correctos, quienes pueden aprobar o rechazar con solo un clic. El proceso de aprobación ya no causa retrasos en la planificación o programación.
3. La Disponibilidad Es Clara en Toda la Empresa
Aunque los departamentos siempre tuvieron una sensación de quién estaba disponible, ese conocimiento ahora vive en un sistema al que todos pueden acceder. No más actualizaciones dispersas o segundas conjeturas.
4. No Más Búsqueda de Saldos de Licencias
Los empleados pueden verificar instantáneamente su licencia restante en Slack o el panel de Vacation Tracker—sin necesidad de iniciar sesión en sistemas externos como el sitio PEO.
5. Integración Perfecta con Lasso.io
Usando la API de Vacation Tracker, Drury Design conectó datos de licencias con Lasso.io, su sistema de planificación de eventos. Esto eliminó actualizaciones manuales y aseguró que la programación siempre fuera precisa.
Un Sistema que Apoya a un Equipo de Movimiento Rápido
Al cambiar a Vacation Tracker, Drury Design reemplazó procesos dispersos con una solución optimizada y automatizada. Los equipos se mueven más rápido. Los gerentes toman decisiones informadas. Los empleados mantienen la responsabilidad. Y lo mejor de todo, IT y RRHH gastan menos tiempo persiguiendo papeleo.
Si tu empresa está creciendo y aún estás gestionando licencias a través de herramientas obsoletas, toma una página del libro de jugadas de Drury Design—hay una forma más eficiente de avanzar.
