Executive Surf es una empresa dinámica conocida por su enfoque innovador en la búsqueda de ejecutivos y gestión de talento. Con alcance global y un enfoque en entregar soluciones personalizadas, Executive Surf ayuda a las organizaciones a encontrar los líderes correctos para impulsar sus negocios hacia adelante. A medida que la empresa se expandía, también lo hacía la complejidad de gestionar operaciones internas, incluyendo el seguimiento de licencias de empleados.
| Industria | Personal y Reclutamiento |
| Ubicación | Londres, Reino Unido |
| Tamaño del Equipo | 11-50 empleados |
El Desafío del Seguimiento Manual de Licencias
Cuando Executive Surf era un equipo pequeño de 2-3 personas, rastrear licencias en hojas de cálculo y calendarios era manejable. Cada empleado podía rastrear su propia licencia, y la visibilidad se mantenía a través de un calendario compartido. Sin embargo, a medida que el equipo creció a 10 empleados, el proceso manual se volvió complejo y consumidor de tiempo.
El Gerente de Operaciones Florin Paduraru asumió la responsabilidad de gestionar licencias para todo el equipo. Esto involucraba calcular manualmente los saldos de licencias en hojas de cálculo, lo cual se convirtió en una tarea desalentadora. El calendario proporcionaba visibilidad, pero ya no era suficiente para manejar la creciente complejidad de la gestión de licencias. La empresa también implementó un sistema de lealtad que recompensaba días adicionales de licencia basados en logros específicos, agregando otra capa de complejidad.
Florin enfrentó múltiples desafíos, incluyendo:
- Mantener un seguimiento manual de los saldos de licencias para cada empleado
- Gestionar diferentes derechos de licencia bajo el sistema de lealtad
- Asegurar registros precisos de licencias en múltiples ubicaciones de oficina
- Gastar tiempo significativo en gestión de licencias en lugar de enfocarse en tareas de mayor prioridad
Reconociendo la Necesidad de una Mejor Solución
A medida que la empresa continuaba creciendo, se hizo claro que un enfoque manual para el seguimiento de licencias ya no era sostenible. La carga de trabajo administrativa aumentada, junto con la complejidad de su sistema de lealtad, significaba que los errores eran más probables de ocurrir. El equipo necesitaba una solución dedicada de seguimiento de licencias que pudiera gestionar su configuración multi-ubicación, ofrecer integración de calendario y automatizar políticas complejas de licencias.
Cómo Vacation Tracker Resolvió sus Desafíos de Gestión de Licencias
Executive Surf eligió Vacation Tracker porque abordaba todas sus necesidades. La plataforma ofrecía la flexibilidad para gestionar múltiples ubicaciones de oficina, permitiendo a Florin asignar diferentes días festivos bancarios y asignaciones de licencias a cada región. La integración del calendario fue un cambio de juego, manteniendo la visibilidad que valoraban mientras centralizaba todos los datos de licencias en un solo lugar. Este cambio eliminó la necesidad de cálculos manuales, redujo significativamente el riesgo de errores y proporcionó a todo el equipo una interfaz fácil de usar para gestionar su tiempo libre.
Adopción Rápida y Fluida por el Equipo
Implementar Vacation Tracker fue un proceso directo. El diseño intuitivo de la plataforma significaba que tanto gerentes como empleados podían adaptarse rápidamente al nuevo sistema. Dentro de un corto período, Florin y su equipo transicionaron de hojas de cálculo manuales a un sistema completamente automatizado de gestión de licencias. Los empleados apreciaron la transparencia y facilidad para reservar licencias, mientras que los gerentes recuperaron tiempo valioso en sus agendas.
El Impacto Positivo de la Gestión Centralizada de Licencias
Hoy, Executive Surf disfruta de un sistema completamente centralizado de gestión de licencias que maneja todos los aspectos de sus políticas de licencias en múltiples ubicaciones. Todo se gestiona a través de Vacation Tracker, proporcionando a Florin y su equipo un enfoque optimizado para gestionar licencias. La integración con su calendario asegura que todos permanezcan informados sobre quién está dentro o fuera de la oficina.
Executive Surf ahora se beneficia de una solución que no solo ahorra tiempo sino que también mejora la precisión y eficiencia en la gestión de licencias, permitiéndoles enfocarse más en su negocio principal de entregar soluciones excepcionales de talento a los clientes.
