KANVID es un estudio de creación de contenido que conecta marcas globales con producción de video y fotografía de alta calidad en China y en toda Asia. Actúan como una extensión de los equipos internacionales de marketing y ecom de las marcas, manejando todo desde la producción en el terreno hasta entregar contenido listo para el mercado aguas arriba en la cadena de suministro de una marca, ayudándoles a acortar los tiempos de entrega al mercado para nuevos productos. KANVID también ayuda a las marcas a localizar sus visuales para el mercado chino, asegurándose de que sus materiales de marketing y comercio electrónico se alineen con los requisitos de lanzamiento de plataformas locales, tendencias y expectativas de los consumidores.
Con oficinas en Hong Kong y un estudio en Shanghai, necesitaban una mejor forma de rastrear licencias para su equipo en crecimiento de fotógrafos, editores de imágenes, estilistas y gerentes de cuenta. Pero encontrar software que funcionara en China era un desafío.
| Industria | Producción de Medios |
| Ubicación | Shanghai |
| Tamaño del Equipo | 11-50 empleados |
El Problema: Gestionar Licencias Era Lento y Confuso
Durante años, KANVID dependía de Excel para gestionar licencias. Aunque funcionaba al principio, a medida que el equipo crecía, el sistema se volvió más difícil de manejar.
Funcionaba, pero era desordenado y lento:
- Los empleados tardaban demasiado en formatear las solicitudes de licencias correctamente.
- No siempre estaba claro qué fechas estaban aprobadas.
- Rastrear diferentes tipos de licencias—como maternidad y paternidad—era difícil.
- Los requisitos legales no eran fáciles de gestionar.
Usaron Excel durante cinco a seis años, pero a medida que el equipo crecía, el sistema comenzó a causar más problemas de los que resolvía.
"Se sentía muy atrasado para nosotros usar un proceso tan lento y engorroso." – Theodore O'Mahony, Gerente General, KANVID
Subcontrataron RRHH, esperando un mejor proceso. Pero eso solo agregó retrasos—las solicitudes de licencias tenían que ser enviadas, aprobadas y actualizadas manualmente, y nadie sabía si la hoja de cálculo tenía la información más reciente.
Era demasiado trabajo para RRHH y gerentes, y ralentizaba todo.
Encontrando la Solución Correcta—Y Asegurándose de que Funcione en China
KANVID sabía que necesitaban algo mejor.
Theodore comenzó a buscar en línea y encontró Vacation Tracker. Tenía todo lo que necesitaban—pero antes de comprometerse, tenían que probar una cosa importante:
¿Funcionaría en China?
Muchas herramientas de software están bloqueadas en China o requieren una VPN. KANVID probó Vacation Tracker de inmediato para ver si funcionaba. No solo funcionó sin VPN, sino que también soportaba caracteres chinos, lo que facilitó su uso para su equipo internacional.
Era un ajuste perfecto.
Cómo Vacation Tracker Hizo Fácil el Seguimiento de Licencias
Una vez que cambiaron a Vacation Tracker, la diferencia fue inmediata.
Tuvieron una reunión rápida para explicar el nuevo sistema.
"Tuvimos una reunión, guiamos a la gente a través de Vacation Tracker, y eso fue todo. Tomó 30 minutos, y nadie tuvo preguntas después." – Theodore O'Mahony, Gerente General, KANVID
Todo simplemente funcionó.
En lugar de que los empleados formateen hojas de Excel y verifiquen aprobaciones, ahora solicitan licencias directamente en Microsoft Teams. Toma segundos, y los gerentes ven y aprueban solicitudes al instante.
Ahora, nadie tiene que perseguir a RRHH por saldos de licencias. Los empleados pueden ver sus propios días restantes, y los gerentes pueden planificar por adelantado sin sorpresas.
Por Qué Vacation Tracker Era el Ajuste Perfecto para KANVID
Además de hacer las solicitudes de licencias más rápidas, Vacation Tracker resolvió varios desafíos clave que KANVID enfrentaba:
- Funciona en China Sin VPN – Muchas herramientas de software no son accesibles en China, pero Vacation Tracker funcionó de inmediato sin configuración adicional.
- Soporta Caracteres Chinos – KANVID pudo configurar tipos de licencias tanto en inglés como en chino, haciéndolo claro para todos los empleados.
- Integrado con Microsoft Teams – Necesitaban una herramienta que funcionara perfectamente con Microsoft Teams, permitiendo a los empleados solicitar licencias en escritorio o móvil.
- No Más Confusión Sobre Saldos de Licencias – Antes, los empleados tenían que preguntar a RRHH cuántas licencias les quedaban. Ahora, pueden ver su saldo restante por su cuenta, reduciendo idas y vueltas innecesarias.
- Más Visibilidad para Todos – Antes de cambiar a Vacation Tracker, los empleados se apresuraban a usar sus días de licencia antes de que expiraran, a menudo dándose cuenta demasiado tarde de que tenían días restantes. Ahora, ven su saldo de licencias anuales en tiempo real y planifican por adelantado, haciendo las cosas más fluidas tanto para empleados como para gerentes.
El Resultado: Más Eficiencia, Menos Carga de Trabajo
Lo que alguna vez fue un proceso lento y frustrante se convirtió en rápido y sin esfuerzo.
Vacation Tracker eliminó errores manuales, retrasos y confusión, liberando tiempo para RRHH, gerentes y empleados. Ahora, los empleados envían solicitudes de licencias al instante, los gerentes las aprueban de inmediato, y el equipo tiene visibilidad completa sobre los saldos de licencias.
KANVID ya no desperdicia tiempo formateando hojas de cálculo, esperando actualizaciones o lidiando con procesos obsoletos. En su lugar, tienen un sistema que funciona para ellos, sin importar dónde estén.
Si tu equipo aún está gestionando licencias en hojas de cálculo, la historia de KANVID prueba que hay una mejor manera—una que ahorra tiempo y realmente funciona donde sea que estés.
