Layla.ai, un agente de viajes innovador impulsado por IA, opera con un pequeño equipo central basado en Alemania y colabora con freelancers y empleados basados en proyectos de todo el mundo.
| Industria | Desarrollo de Software |
| Ubicación | Berlín |
| Tamaño del Equipo | 11-50 empleados |
Rastrear Licencias por Ubicación Era la Prioridad Principal
Layla.ai, un agente de viajes innovador impulsado por IA, opera con un pequeño equipo central basado en Alemania y colabora con freelancers y empleados basados en proyectos de todo el mundo.
Con una fuerza laboral distribuida en más de diez ubicaciones diferentes, gestionar licencias y asegurar el cumplimiento con varias leyes locales se convirtió en una tarea complicada. Gil Shaked, quien supervisa tanto las funciones de contabilidad como de RRHH, necesitaba un sistema simple que pudiera ofrecer visibilidad completa y control sobre el proceso de licencias para equipos en múltiples países y regiones.
El Problema: Google Sheets No Era Suficiente
Antes de adoptar Vacation Tracker, Layla.ai dependía de Google Sheets para rastrear licencias, que servía como una solución básica. Aunque era funcional hasta cierto punto, carecía de la visión general integral necesaria para gestionar efectivamente las solicitudes de licencias. Con colegas en múltiples ubicaciones, cada una gobernada por su propio conjunto de reglas y regulaciones de vacaciones, rastrear licencias manualmente y asegurar que ninguna solicitud fuera pasada por alto se convirtió en un proceso desafiante. Además, los colegas tenían que depender de métodos de comunicación informales, como mensajes y correos electrónicos, que a veces se retrasaban involuntariamente.
Lo que Layla.ai necesitaba era un sistema que pudiera manejar eficientemente la gestión de licencias en múltiples ubicaciones, ofrecer a los empleados la capacidad de gestionar sus licencias de forma independiente, y asegurar que todo estuviera documentado con precisión.
La Solución: Más Control y una Visión Clara
Al cambiar a Vacation Tracker, Layla.ai obtuvo la estructura, claridad y control que les había faltado. El sistema ahora les da a los colegas la capacidad de ver fácilmente sus saldos de licencias y enviar solicitudes directamente a través de la plataforma, sin necesidad de pasar por RRHH o esperar aprobación por correo electrónico. Esta capacidad de autoservicio empodera a los colegas para gestionar sus propias licencias, mientras que les da a los gerentes y equipos de RRHH un lugar centralizado para monitorear todas las solicitudes y saldos.
Una característica clave que se destacó para Gil fue la capacidad de Vacation Tracker de importar automáticamente días festivos basados en ubicación. Dada la complejidad de gestionar diferentes políticas de licencias para cada ubicación, esta característica eliminó la necesidad de rastrear manualmente los días festivos y aseguró que cumplieran con las leyes locales.
"Quería que los colegas tuvieran autonomía," explicó Gil.
Por Qué Layla.ai Eligió Vacation Tracker
- Seguimiento por Ubicación: Gestionar licencias en diferentes ubicaciones ahora es fluido y preciso. Con Vacation Tracker, Layla.ai puede personalizar políticas de licencias para cada país o región, asegurando que los colegas obtengan las asignaciones de licencias correctas basadas en dónde están ubicados.
- Más Control: RRHH y la gerencia ahora tienen visibilidad completa sobre todas las solicitudes de licencias y saldos en un solo lugar. Pueden monitorear el estado de licencias de cada colega para que ninguna solicitud pase desapercibida o sin aprobar. Además, los colegas tienen control sobre su saldo.
- Fácil para Todos: El sistema es fácil de usar, y los colegas pueden gestionar fácilmente sus licencias sin necesidad de involucrar a RRHH en el proceso. La interfaz intuitiva permite navegación simple y acciones rápidas, reduciendo la carga administrativa.
- Días Festivos Basados en Ubicación: Vacation Tracker rastrea automáticamente los días festivos públicos para la ubicación de cada colega, eliminando el esfuerzo manual de calcular cuándo los colegas están fuera debido a días festivos nacionales, manteniéndolos en cumplimiento con las leyes locales.
Con Vacation Tracker, Layla.ai ahora tiene un sistema de gestión de licencias confiable y eficiente que empodera a sus colegas, simplifica las tareas administrativas y asegura el cumplimiento global. Gestionar un equipo diverso y global ahora es más directo y menos propenso a errores o solicitudes perdidas, dando a Gil y su equipo la tranquilidad que necesitan para enfocarse en otros aspectos del negocio.
