El Desafío

Cuando Alen Ramic se unió a Weapp como Product Owner, rápidamente vio que su proceso de gestión de licencias estaba obsoleto. En los primeros días, cuando el equipo era pequeño, todos rastreaban sus propias licencias en Excel. No había un proceso formal de aprobación—los empleados simplemente tomaban tiempo libre cuando lo necesitaban. Esto funcionaba cuando solo había unas pocas personas, pero a medida que la empresa crecía, la falta de estructura se convirtió en un problema serio.

Los principales problemas incluían:

• Sin Visibilidad: Sin un sistema centralizado, no estaba claro quién estaba de licencia, llevando a conflictos de programación y mala comunicación.
• Sin Proceso de Aprobación
• Alternativas Sin Éxito: Antes de que llegara Alen, Weapp.se había probado otros dos sistemas de gestión de licencias. Ambos eran lentos, carecían de una visión general fácil y no soportaban variaciones de días festivos regionales—características esenciales para su equipo.

¿Por Qué Vacation Tracker?

Después de luchar con soluciones ineficientes, Weapp descubrió Vacation Tracker a través de la Slack App Store. Inmediatamente, vieron que se integraba perfectamente en su flujo de trabajo y era altamente personalizable.

Una de las características clave que se destacó fue la capacidad de agregar y renombrar días festivos personalizados. Para ellos, tener un sistema que pudiera adaptarse a varios días festivos regionales era crítico. Vacation Tracker facilitó mantener a todos informados y eliminar la confusión.

Otro beneficio importante fue políticas de licencias personalizadas por ubicación. Esto les permitió adaptar las reglas de licencias basadas en regulaciones regionales y necesidades específicas de la empresa. La capacidad de ofrecer licencias de medio día también fue un cambio de juego—perfecto para empleados que necesitaban tiempo libre para cuidado de niños o responsabilidades personales.

La incorporación fue rápida y sin problemas. Como lo expresó Alen, "El umbral para que los usuarios se incorporaran era realmente bajo, así que no hubo problemas." Los empleados se adaptaron de inmediato, y la transición de hojas de cálculo a un sistema automatizado fue sin esfuerzo.

El Impacto: Planificación y Programación Más Inteligentes

La mayor transformación para Weapp fue en cómo planificaban y programaban el trabajo. Con Vacation Tracker, finalmente tuvieron una visión general clara y precisa de la disponibilidad de empleados. La característica Wallchart se convirtió en una herramienta clave para la planificación de recursos, ayudando a los gerentes a evitar conflictos de programación.

La automatización eliminó su dependencia de hojas de cálculo de Excel, reduciendo errores humanos y haciendo el seguimiento de licencias mucho más eficiente. En lugar de actualizar documentos manualmente, los datos de licencias ahora se actualizan en tiempo real, haciendo todo más preciso y confiable.

Los empleados aún tenían la flexibilidad de tomar licencias cuando las necesitaban, pero ahora los gerentes tenían un proceso estructurado de aprobación para mantener el personal adecuado. Con todo automatizado, nadie tiene que lidiar con Excel más, y la planificación ahora es más fácil y confiable.

Conclusión

Cambiar a Vacation Tracker transformó completamente cómo Weapp gestiona las licencias. Lo que solía ser un proceso desorganizado y manual ahora está automatizado y sin complicaciones. Al mejorar la planificación y programación, han liberado tiempo y recursos valiosos, permitiéndoles enfocarse en lo que mejor hacen—ayudar a sus clientes a construir productos innovadores y exitosos.