Comment Almeida & Carlson a centralisé le suivi des congés et habilité leur équipe à s'auto-gérer

Le défi : Suivi des congés chronophage et sujet aux erreurs

Avant d'adopter Vacation Tracker, Almeida & Carlson se fiait à des feuilles de calcul Excel pour suivre les congés des employés. Jennifer Buckley l'a décrit comme un « système d'honneur »—bien que les employés soient honnêtes, le processus était confus. L'équipe rencontrait fréquemment des problèmes comme des formules cassées et des suppressions accidentelles, causant des écarts de fin d'année.

Jennifer a expliqué, « Nous utilisions Excel pour suivre les congés, mais nous n'utilisons Excel pour rien d'autre. » Cela signifiait que les gens n'étaient pas familiers avec son fonctionnement, et ils supprimaient accidentellement des formules. En conséquence, certains employés pensaient qu'ils avaient plus de congés qu'ils n'en avaient réellement. À la fin de l'année, c'était toujours un désordre. Ils avaient besoin d'un système qui pourrait montrer à tout le monde combien de congés il leur restait sans toutes les suppositions.

Ces erreurs ne provenaient pas de malhonnêteté mais de la complexité du système. Le manque de visibilité et la nature manuelle du processus rendaient le suivi des congés frustrant pour tous ceux impliqués.

L'ancien processus : Manuel et inefficace

Avant Vacation Tracker, le processus de demande et de suivi des congés était fastidieux et sujet aux erreurs humaines. Les employés qui voulaient demander des congés devaient passer par une série d'étapes manuelles :

1. Emails aux managers : Les employés envoyaient un email à leur manager pour demander des congés. Il n'y avait pas de format de demande standardisé, ce qui menait parfois à des demandes incomplètes ou peu claires.
2. Approbation du manager : Les managers devaient examiner manuellement chaque demande et ensuite répondre à l'email, soit en approuvant soit en refusant la demande.
3. Saisie dans la feuille de calcul : Si approuvée, l'employé devait aller dans une feuille de calcul Excel partagée pour enregistrer le congé. Les erreurs étaient communes, avec des dates incorrectes ou des suppressions accidentelles de formules causant la confusion.
4. Révisions mensuelles : À la fin de chaque mois, les managers devaient examiner la feuille de calcul pour confirmer les congés pris. Ce processus nécessitait de vérifier les emails, entrées de calendrier et la feuille de calcul.
5. Mises à jour du calendrier : L'équipe utilisait Microsoft Calendar pour maintenir la visibilité sur qui était hors du bureau. Les employés devaient manuellement ajouter leurs congés approuvés au calendrier.

C'était beaucoup de messages aller-retour, ce qui consommait du temps et de l'énergie. Les managers devaient approuver les demandes, les employés devaient mettre à jour la feuille de calcul, et ensuite les managers devaient tout revérifier plus tard. Cela prenait beaucoup trop de temps.

La recherche d'une meilleure solution

Jennifer a d'abord découvert Vacation Tracker quand elle l'a vu en action dans une autre entreprise. Elle a été immédiatement impressionnée par sa simplicité et sa facilité d'utilisation, et a décidé que ce serait la solution parfaite à apporter chez Almeida & Carlson aussi. 

L'impact de Vacation Tracker a été ressenti à travers l'organisation :

• Demandes simplifiées : Les employés soumettent maintenant des demandes directement à travers Vacation Tracker sans envoyer d'emails aux managers.
• Notifications instantanées : Les managers reçoivent des notifications immédiatement et peuvent approuver les demandes en quelques clics.
• Mises à jour de solde en temps réel : Les employés peuvent voir leurs congés restants à tout moment sans avoir besoin de contacter leurs managers.

L'équipe a rapidement remarqué à quel point le processus devenait plus facile avec Vacation Tracker. Tout était consolidé en un seul endroit, éliminant le besoin de messages aller-retour, mises à jour manuelles du calendrier et modifications de feuilles de calcul. Le design intuitif de la plateforme la rendait accessible pour tout le monde.

Au-delà de simplifier le processus de congés, Vacation Tracker a aussi amélioré la communication d'équipe. Avec des notifications en temps réel et des intégrations calendrier, tout le monde pouvait facilement voir qui était dans ou hors du bureau. Cette visibilité aidait avec la planification de la charge de travail et réduisait les malentendus.

Conclusion

En adoptant Vacation Tracker, Almeida & Carlson a remplacé leur processus confus et manuel par un système simple et automatisé. Les employés ont maintenant une vue précise et en temps réel de leurs congés restants, tandis que les managers économisent du temps précédemment passé sur des tâches administratives. 

Le nouveau système a eu un impact notable, rendant les processus plus rapides, plus fiables et fournissant à l'équipe la visibilité tant nécessaire. Vacation Tracker a significativement amélioré leur suivi des congés et opérations quotidiennes.