Automatisation des règles de congés complexes dans 12 localisations avec Vacation Tracker chez Crossref

Le défi : Suivi manuel des congés dans plusieurs localisations

Crossref compte près de 50 employés répartis dans 12 localisations mondiales, chacune ayant ses propres règles et politiques de congés. La gestion des congés pour une équipe diversifiée et géographiquement dispersée représentait un défi majeur. Avant que Michelle Cancel rejoigne Crossref en tant que responsable RH en 2022, l'entreprise utilisait un logiciel de suivi des congés basique, mais la solution était inadéquate. Pour combler les lacunes, l'équipe de Michelle devait se fier aux feuilles de calcul Excel pour les calculs et le suivi des congés.

Cette approche manuelle de la gestion des congés était chronophage et sujette aux erreurs. Michelle se souvient : « Je devais arrêter tout ce que je faisais quand quelqu'un me demandait des informations sur ses congés accumulés parce que je devais les calculer manuellement. » Ce processus manuel créait une charge de travail supplémentaire pour les RH, surtout à la fin de l'année lorsque de gros volumes de données de congés devaient être rapportés et calculés pour la paie.

De plus, les employés étaient insatisfaits du système existant. Ils pouvaient soumettre des demandes de congés, mais il n'y avait aucune visibilité sur leurs soldes de congés. Ce manque de transparence menait à la frustration car les employés devaient constamment demander aux RH des mises à jour sur leurs soldes de congés.

La recherche d'une meilleure solution

Frustrée par les inefficacités et le manque de visibilité, Michelle a décidé de trouver une solution de gestion des congés plus efficace. Après quelques recherches, elle est tombée sur Vacation Tracker via une recherche Google. Michelle a été immédiatement impressionnée car Vacation Tracker répondait à tous les critères : c'était facile à utiliser, offrait la flexibilité nécessaire pour gérer différentes politiques de congés selon les localisations, et s'intégrait parfaitement avec Slack—un autre élément essentiel pour leur organisation.

La solution Vacation Tracker

Michelle a rapidement intégré Vacation Tracker et configuré le système. La plateforme fournissait tout ce dont son équipe avait besoin pour gérer les congés dans plusieurs localisations. Elle a pu :

• Configurer des politiques de congés pour 12 localisations avec différents soldes de congés et règles appliqués automatiquement.
• Configurer les accumulations et les accumulations basées sur l'ancienneté, ce qui était particulièrement important pour Crossref.
• Créer des départements avec différents approbateurs, permettant à l'équipe RH de gérer efficacement les demandes de congés qui se chevauchent.

Avec ces paramètres en place, Michelle a constaté que Vacation Tracker avait vraiment révolutionné leur système de gestion des congés. « Vacation Tracker est un sauveur. Je n'ai plus besoin de calculer manuellement les accumulations ou de gérer des feuilles de calcul. Tout est automatisé, et je peux accéder à toutes les informations en un clic. »

Satisfaction des employés et transparence

La transition vers Vacation Tracker a également considérablement amélioré l'expérience des employés de Crossref. Les employés ont maintenant une visibilité complète sur leurs soldes de congés à tout moment. Ils n'ont plus besoin de demander aux RH des mises à jour, car ils peuvent accéder aux données en temps réel sur leurs soldes de congés directement depuis la plateforme. Cette transparence a amélioré la satisfaction et l'efficacité globales.

Avantages clés : Rapports et transparence

Pour Michelle, les deux principaux avantages de Vacation Tracker sont les rapports et la transparence. La fonctionnalité de rapports automatisés de Vacation Tracker permet à Michelle et son équipe de générer des données de congés précises pour la paie à la fin de l'année, éliminant les calculs manuels qui prenaient autrefois tant de son temps.

De plus, l'équipe utilise l'intégration du calendrier, qui affiche toutes les demandes de congés dans un emplacement central. Cela améliore la visibilité et permet à chacun de planifier et coordonner les congés plus efficacement.

Conclusion

Grâce à Vacation Tracker, Crossref a pu automatiser le suivi des congés dans sa main-d'œuvre mondiale. Le processus rationalisé a fait économiser d'innombrables heures à l'équipe de Michelle et éliminé les erreurs associées aux calculs manuels. Les employés bénéficient d'une meilleure visibilité sur leurs soldes de congés, et les RH ont des données précises pour la paie et les rapports.

Michelle résume le mieux : « Vacation Tracker a été un changement de jeu pour nous. » Cela a rendu la gestion des congés facile, précise et transparente—plus de maux de tête ou de calculs manuels.