Comment Drury Design a apporté la responsabilisation à la gestion des congés
Drury Design est une agence de communication stratégique et de marketing événementiel qui produit des expériences inoubliables pour les entreprises incluant IBM, Zillow, NetApp et NARCAN. Avec une équipe à temps plein de 35 employés et un réseau de freelances travaillant à travers différents fuseaux horaires, la visibilité sur la disponibilité des employés est essentielle pour maintenir les opérations fluides.
La structure hybride de l'entreprise et les horaires de voyage fréquents signifiaient une chose : coordonner les congés efficacement à travers les départements devenait de plus en plus difficile.
Aperçu de l'entreprise
| Secteur d'activité | Services d'événements |
| Localisation | États-Unis |
| Taille de l'entreprise | 35 |
Le défi : Accès limité, demandes retardées
Bien que les équipes en interne avaient une idée générale de qui travaillait sur site avec les clients, profitait de congés en vacances ou peut-être absent pour maladie, cette information n'était pas facilement accessible à travers l'entreprise.
Il n'y avait aucun processus unifié en place pour rationaliser les demandes, approbations et visibilité à travers les départements.
Pour rendre les choses plus difficiles, la seule façon pour les employés de vérifier leurs congés restants était à travers le site web PEO de l'entreprise, ce qui ajoutait de la friction et ralentissait le processus. Les RH et IT passaient un temps inutile à courir après les demandes et clarifier la disponibilité.
« Nous avions besoin de quelque chose qui était facile à utiliser, nécessitait peu de supervision et fonctionnait avec les outils que nous avions déjà en place. »
– Vladimir Weinstein, Directeur IT, Drury Design
La solution : Un outil de gestion des congés qui fonctionne en arrière-plan
Vladimir a commencé à chercher un outil qui :
✔ Permettrait aux employés de demander des congés rapidement et facilement
✔ Rendrait la disponibilité d'équipe accessible à l'échelle de l'entreprise
✔ Réduirait les allers-retours entre départements
✔ S'intégrerait avec Slack, l'outil de communication principal de l'équipe
Quand il a trouvé Vacation Tracker, la décision était facile. Cela a pris des minutes à configurer—et après cela, cela fonctionnait tranquillement en arrière-plan sans nécessiter une attention constante.
« Je l'ai configuré, vérifié la sécurité, donné l'accès aux membres d'équipe appropriés, et c'était tout. »
– Vladimir Weinstein, Directeur IT, Drury Design
Les résultats : Visibilité, responsabilisation et moins de goulots d'étranglement
1. Les demandes de congés sont opportunes et faciles à soumettre
Avec l'intégration Slack, les employés soumettent des demandes de congés directement dans l'outil qu'ils utilisent déjà tous les jours. Ce changement a significativement réduit les soumissions tardives et aidé à rationaliser le processus.
2. Les managers peuvent approuver les congés plus rapidement
Les notifications vont directement aux bons managers, qui peuvent approuver ou refuser avec juste un clic. Le processus d'approbation ne cause plus de délais dans la planification ou la programmation.
3. La disponibilité est claire à travers l'entreprise
Même si les départements avaient toujours un sens de qui était disponible, cette connaissance vit maintenant dans un système que tout le monde peut accéder. Plus de mises à jour dispersées ou de secondes suppositions.
4. Plus besoin de chasser les soldes de congés
Les employés peuvent instantanément vérifier leurs congés restants dans Slack ou le tableau de bord Vacation Tracker—pas besoin de se connecter à des systèmes externes comme le site PEO.
5. Intégration transparente avec Lasso.io
Utilisant l'API de Vacation Tracker, Drury Design a connecté les données de congés avec Lasso.io, leur système de planification d'événements. Cela a éliminé les mises à jour manuelles et assuré que la programmation était toujours précise.
Un système qui soutient une équipe en mouvement rapide
En passant à Vacation Tracker, Drury Design a remplacé des processus dispersés par une solution rationalisée et automatisée. Les équipes se déplacent plus rapidement. Les managers prennent des décisions informées. Les employés restent responsables. Et le mieux, IT et RH passent moins de temps à courir après la paperasse.
Si votre entreprise grandit et que vous gérez encore les congés à travers des outils dépassés, prenez une page du livre de jeu de Drury Design—il y a une façon plus efficace d'avancer.