Executive Surf est une entreprise dynamique connue pour son approche innovante de la recherche de cadres et de la gestion des talents. Avec une portée mondiale et un focus sur la livraison de solutions sur mesure, Executive Surf aide les organisations à trouver les bons leaders pour faire avancer leurs entreprises. Alors que l'entreprise s'étendait, la complexité de la gestion des opérations internes, y compris le suivi des congés des employés, augmentait également.
| Secteur d'activité | Recrutement et placement |
| Localisation | Londres, Royaume-Uni |
| Taille de l'équipe | 11-50 employés |
Le défi du suivi manuel des congés
Quand Executive Surf était une petite équipe de 2-3 personnes, le suivi des congés dans les feuilles de calcul et calendriers était gérable. Chaque employé pouvait suivre ses propres congés, et la visibilité était maintenue à travers un calendrier partagé. Cependant, alors que l'équipe grandissait à 10 employés, le processus manuel est devenu complexe et chronophage.
Le responsable des opérations Florin Paduraru a pris la responsabilité de gérer les congés pour toute l'équipe. Cela impliquait de calculer manuellement les soldes de congés dans les feuilles de calcul, ce qui est devenu une tâche intimidante. Le calendrier fournissait la visibilité, mais il n'était plus suffisant pour gérer la complexité croissante de la gestion des congés. L'entreprise a également mis en place un système de fidélité qui récompensait des jours de congés supplémentaires basés sur des réalisations spécifiques, ajoutant encore une autre couche de complexité.
Florin faisait face à plusieurs défis, incluant :
- Suivre manuellement les soldes de congés pour chaque employé
- Gérer différents droits de congés sous le système de fidélité
- Assurer des enregistrements de congés précis à travers plusieurs emplacements de bureau
- Passer un temps significatif sur la gestion des congés au lieu de se concentrer sur des tâches de priorité plus élevée
Réaliser le besoin d'une meilleure solution
Alors que l'entreprise continuait de grandir, il est devenu clair qu'une approche manuelle du suivi des congés n'était plus durable. La charge de travail administrative accrue, couplée avec la complexité de leur système de fidélité, signifiait que les erreurs étaient plus susceptibles de se produire. L'équipe avait besoin d'une solution de suivi des congés dédiée qui pourrait gérer leur configuration multi-emplacements, offrir une intégration de calendrier, et automatiser les politiques de congés complexes.
Comment Vacation Tracker a résolu leurs défis de gestion des congés
Executive Surf a choisi Vacation Tracker parce qu'il répondait à tous leurs besoins. La plateforme offrait la flexibilité de gérer plusieurs emplacements de bureau, permettant à Florin d'assigner différents jours fériés et allocations de congés à chaque région. L'intégration du calendrier était un changement de jeu, maintenant la visibilité qu'ils valorisaient tout en centralisant toutes les données de congés en un seul endroit. Ce changement a éliminé le besoin de calculs manuels, réduit significativement le risque d'erreurs, et fourni à toute l'équipe une interface facile à utiliser pour gérer leurs congés.
Adoption rapide et fluide par l'équipe
Implémenter Vacation Tracker était un processus simple. Le design intuitif de la plateforme signifiait que les managers et employés pouvaient rapidement s'adapter au nouveau système. Dans une courte période, Florin et son équipe ont fait la transition des feuilles de calcul manuelles vers un système de gestion des congés entièrement automatisé. Les employés appréciaient la transparence et la facilité de réserver des congés, tandis que les managers gagnaient un temps précieux dans leurs horaires.
L'impact positif de la gestion centralisée des congés
Aujourd'hui, Executive Surf jouit d'un système de gestion des congés entièrement centralisé qui gère tous les aspects de leurs politiques de congés à travers plusieurs emplacements. Tout est géré à travers Vacation Tracker, fournissant à Florin et son équipe une approche rationalisée de la gestion des congés. L'intégration avec leur calendrier assure que tout le monde reste informé de qui est présent ou absent du bureau.
Executive Surf bénéficie maintenant d'une solution qui non seulement fait gagner du temps mais améliore aussi la précision et l'efficacité dans la gestion des congés, leur permettant de se concentrer davantage sur leur activité principale de livrer des solutions de talents exceptionnelles aux clients.
