Le mélange parfait de confiance et d'efficacité de HiAuto avec Vacation Tracker

Le défi : La confiance seule ne suffisait pas pour une équipe mondiale en croissance

L'entreprise d'assistant vocal alimenté par l'IA avec plus de 30 employés internes dans six emplacements mondiaux, se vante d'une culture de confiance. Les employés étaient encouragés à prendre la responsabilité de leurs horaires et congés, se fiant à un système d'honneur. Cependant, alors que l'entreprise s'étendait, le suivi informel des congés est devenu compliqué.

Naama Cohen, la vice-présidente des opérations, faisait face à des difficultés croissantes dans la gestion des congés. Les employés oubliaient parfois de consigner leurs congés ou supposaient qu'ajouter cela à un calendrier Google partagé était suffisant. Alors qu'ils grandissaient, cela est devenu chaotique. Ils avaient besoin d'un système qui offrait la visibilité sans compromettre la confiance.

Google Calendar, leur outil principal pour suivre les congés, s'est rapidement avéré inadéquat. Les gestionnaires examinaient manuellement le calendrier chaque mois pour assurer des enregistrements précis, mais ce processus était chronophage et sujet aux erreurs humaines. Les employés prenaient occasionnellement des congés sans documentation appropriée, menant à la confusion lors du traitement de la paie.

« Quand nous n'étions que quelques personnes, une conversation rapide dans le couloir fonctionnait. Mais alors que nous embauchions dans différents pays avec différentes politiques, ce système ne fonctionnait plus. » — Naama Cohen, la vice-présidente des opérations

La présence croissante de HiAuto dans plusieurs pays a introduit de nouvelles complexités. Chaque emplacement avait ses propres politiques de congés, jours fériés et réglementations. Gérer ces différences manuellement est devenu un cauchemar administratif, augmentant le risque d'erreurs de paie et de perturbations opérationnelles.

Recherche de la bonne solution : Pourquoi Vacation Tracker se démarquait

Reconnaissant le besoin de changement, Naama a pris l'initiative de trouver une solution. Elle a évalué plusieurs outils de gestion des congés, mais la plupart étaient soit trop complexes soit conçus pour de plus grandes entreprises avec des besoins RH plus larges.

« Je ne voulais pas une plateforme RH tout-en-un. J'avais juste besoin d'un outil pour suivre les vacances — quelque chose de rapide, facile et léger. » — Naama Cohen, la vice-présidente des opérations

Vacation Tracker se démarquait pour sa simplicité et son focus. La plateforme offrait exactement ce dont HiAuto avait besoin : un système de gestion des congés rationalisé qui s'intégrait parfaitement avec Slack, gérait plusieurs emplacements sans effort, et fournissait des rapports précis pour la paie.

L'implémentation de Vacation Tracker était transparente

La transition vers Vacation Tracker était remarquablement fluide. Les employés se sont rapidement adaptés à demander des congés directement à travers Slack, éliminant le besoin de connexions logicielles supplémentaires. Les gestionnaires appréciaient les flux de travail d'approbation automatisés qui réduisaient leur charge de travail administrative.

Soudainement, la gestion des congés n'était plus un casse-tête.

HiAuto a bénéficié de plusieurs fonctionnalités clés :

• Gestion centralisée des congés : Toutes les demandes de congés, approbations et soldes étaient gérés en un seul endroit.
• Politiques multiples à travers les emplacements : Vacation Tracker gérait les complexités des différentes politiques de congés pour chaque pays.
• Suivi des jours fériés : Le suivi automatisé des jours fériés pour chaque emplacement réduisait les mises à jour manuelles.
• Rapports de paie précis : Les rapports réguliers assuraient que les calculs de paie étaient précis, économisant du temps et prévenant les erreurs.
• Intégration Slack : Les employés demandaient des congés à travers Slack, et les statuts de congés étaient mis à jour automatiquement, gardant l'équipe informée.

« Avant, nous avions tellement de malentendus. Maintenant, nous avons moins d'erreurs et plus de contrôle. Cela a rendu la vie plus facile pour tout le monde. » — Naama Cohen, la vice-présidente des opérations

Livrer confiance, visibilité et efficacité

Vacation Tracker a fourni à HiAuto l'équilibre parfait entre confiance et efficacité opérationnelle. Les employés ont conservé leur autonomie, tandis que Naama et son équipe ont gagné une visibilité claire sur les horaires de congés.

L'expérience de HiAuto avec Vacation Tracker est un témoignage de la façon dont le bon outil peut établir la confiance, rationaliser les processus et fournir la visibilité tant nécessaire, tout en gardant les opérations fluides et efficaces. Alors que HiAuto continue de s'étendre, Vacation Tracker reste une partie essentielle de leurs opérations, assurant que la confiance et l'efficacité grandissent avec l'équipe.