Le passage de KANVID des feuilles de calcul à un système de congés plus rapide et plus fiable
KANVID est un studio de création de contenu qui connecte les marques mondiales avec la production de vidéos et photographies de haute qualité en Chine et à travers l'Asie. Ils agissent comme une extension des équipes de marketing international et d'e-commerce des marques, gérant tout de la production sur le terrain à la livraison de contenu prêt pour le marché en amont de la chaîne d'approvisionnement des marques, les aidant à raccourcir les délais de mise sur le marché pour les nouveaux produits. KANVID aide également les marques à localiser leurs visuels pour le marché chinois, s'assurant que leurs matériaux de marketing et d'e-commerce s'alignent avec les exigences de lancement des plateformes locales, les tendances et les attentes des consommateurs.
Avec des bureaux à Hong Kong et un studio à Shanghai, ils avaient besoin d'une meilleure façon de suivre les congés pour leur équipe en croissance de photographes, éditeurs d'images, stylistes et gestionnaires de comptes. Mais trouver un logiciel qui fonctionnait en Chine était un défi.
Aperçu de l'entreprise
| Secteur d'activité | Production médiatique |
| Localisation | Shanghai |
| Taille de l'équipe | 11-50 employés |
Le problème : La gestion des congés était lente et confuse
Pendant des années, KANVID s'est fié à Excel pour gérer les congés. Bien que cela ait fonctionné au début, alors que l'équipe grandissait, le système est devenu plus difficile à gérer.
Cela fonctionnait, mais c'était désordonné et lent :
- Les employés prenaient trop de temps à formater correctement les demandes de congés.
- Il n'était pas toujours clair quelles dates étaient approuvées.
- Suivre différents types de congés—comme la maternité et la paternité—était difficile.
- Les exigences légales n'étaient pas faciles à gérer.
Ils ont utilisé Excel pendant cinq à six ans, mais alors que l'équipe grandissait, le système a commencé à causer plus de problèmes qu'il n'en résolvait.
« Il nous semblait très arriéré d'utiliser un processus si lent et encombrant. » – Theodore O'Mahony, directeur général, KANVID
Ils ont externalisé les RH, espérant un meilleur processus. Mais cela n'a fait qu'ajouter des délais—les demandes de congés devaient être envoyées, approuvées et mises à jour manuellement, et personne ne savait si la feuille de calcul avait les informations les plus récentes.
C'était trop de travail pour les RH et les gestionnaires, et cela ralentissait tout.
Trouver la bonne solution—Et s'assurer qu'elle fonctionne en Chine
KANVID savait qu'ils avaient besoin de quelque chose de mieux.
Theodore a commencé à chercher en ligne et a trouvé Vacation Tracker. Il avait tout ce dont ils avaient besoin—mais avant de s'engager, ils devaient tester une chose importante :
Est-ce que cela fonctionnerait en Chine ?
De nombreux outils logiciels sont bloqués en Chine ou nécessitent un VPN. KANVID a testé Vacation Tracker immédiatement pour voir s'il fonctionnait. Non seulement il fonctionnait sans VPN, mais il supportait aussi les caractères chinois, ce qui le rendait plus facile à utiliser pour leur équipe internationale.
C'était un ajustement parfait.
Comment Vacation Tracker a rendu le suivi des congés facile
Une fois qu'ils sont passés à Vacation Tracker, la différence était immédiate.
Ils ont eu une réunion rapide pour expliquer le nouveau système.
« Nous avons eu une réunion, guidé les gens à travers Vacation Tracker, et c'était tout. Cela a pris 30 minutes, et personne n'avait de questions après. » – Theodore O'Mahony, directeur général, KANVID
Tout fonctionnait simplement.
Au lieu que les employés formatent des feuilles Excel et vérifient doublement les approbations, ils demandent maintenant des congés directement dans Microsoft Teams. Cela prend quelques secondes, et les gestionnaires voient et approuvent les demandes instantanément.
Maintenant, personne n'a à courir après les RH pour les soldes de congés. Les employés peuvent voir leurs propres jours restants, et les gestionnaires peuvent planifier à l'avance sans surprises.
Pourquoi Vacation Tracker était l'ajustement parfait pour KANVID
Au-delà de rendre les demandes de congés plus rapides, Vacation Tracker a résolu plusieurs défis clés auxquels KANVID faisait face :
- Fonctionne en Chine sans VPN – De nombreux outils logiciels ne sont pas accessibles en Chine, mais Vacation Tracker a fonctionné immédiatement sans configuration supplémentaire.
- Supporte les caractères chinois – KANVID a pu configurer les types de congés en anglais et en chinois, rendant cela clair pour tous les employés.
- Intégré avec Microsoft Teams – Ils avaient besoin d'un outil qui fonctionnait parfaitement avec Microsoft Teams, permettant aux employés de demander des congés sur ordinateur ou mobile.
- Plus de confusion sur les soldes de congés – Avant, les employés devaient demander aux RH combien de congés ils avaient restants. Maintenant, ils peuvent voir leur solde restant par eux-mêmes, réduisant les allers-retours inutiles.
- Plus de visibilité pour tout le monde – Avant de passer à Vacation Tracker, les employés se précipitaient pour utiliser leurs jours de congés avant qu'ils n'expirent, réalisant souvent trop tard qu'ils avaient des jours restants. Maintenant, ils voient leur solde de congés annuels en temps réel et planifient à l'avance, rendant les choses plus fluides pour les employés et les gestionnaires.
Le résultat : Plus d'efficacité, moins de charge de travail
Ce qui était autrefois un processus lent et frustrant est devenu rapide et sans effort.
Vacation Tracker a éliminé les erreurs manuelles, les délais et la confusion, libérant du temps pour les RH, les gestionnaires et les employés. Maintenant, les employés soumettent des demandes de congés instantanément, les gestionnaires les approuvent immédiatement, et l'équipe a une visibilité complète sur les soldes de congés.
KANVID ne perd plus de temps à formater des feuilles de calcul, attendre des mises à jour ou gérer des processus dépassés. Au lieu de cela, ils ont un système qui fonctionne pour eux, peu importe où ils sont.
Si votre équipe gère encore les congés dans des feuilles de calcul, l'histoire de KANVID prouve qu'il y a une meilleure façon—une qui fait gagner du temps et fonctionne vraiment où que vous soyez.