Comment Layla.ai a obtenu un contrôle total sur la gestion mondiale des congés avec Vacation Tracker

Le suivi des congés par localisation était la priorité absolue

Layla.ai, un agent de voyage innovant alimenté par l'IA, opère avec une petite équipe centrale basée en Allemagne et collabore avec des freelances et des employés basés sur des projets du monde entier. 

Avec une main-d'œuvre répartie dans plus de dix localisations différentes, la gestion des congés et l'assurance de la conformité avec diverses lois locales sont devenues une tâche compliquée. Gil Shaked, qui supervise à la fois les fonctions comptables et RH, avait besoin d'un système simple qui pourrait offrir une visibilité et un contrôle complets sur le processus de congés pour les équipes dans plusieurs pays et régions.

Le problème : Google Sheets ne suffisait pas

Avant d'adopter Vacation Tracker, Layla.ai se fiait à Google Sheets pour suivre les congés, ce qui servait de solution de base. Bien que cela ait été fonctionnel dans une certaine mesure, il manquait la vue d'ensemble complète nécessaire pour gérer efficacement les demandes de congés. Avec des collègues dans plusieurs localisations, chacune régie par son propre ensemble de règles et réglementations de congés, le suivi manuel des congés et l'assurance qu'aucune demande ne soit négligée sont devenus un processus difficile. De plus, les collègues devaient se fier à des méthodes de communication informelles, telles que des messages et des e-mails, qui étaient parfois retardés involontairement.

Ce dont Layla.ai avait besoin était un système qui pourrait gérer efficacement la gestion des congés à travers plusieurs localisations, offrir aux employés la capacité de gérer leurs congés indépendamment, et s'assurer que tout était documenté avec précision.

La solution : Plus de contrôle et une vue d'ensemble claire

En passant à Vacation Tracker, Layla.ai a gagné la structure, la clarté et le contrôle qui lui manquaient. Le système donne maintenant aux collègues la capacité de voir facilement leurs soldes de congés et de soumettre des demandes directement à travers la plateforme, sans avoir besoin de passer par les RH ou d'attendre une approbation par e-mail. Cette capacité d'auto-service permet aux collègues de gérer leurs propres congés, tout en donnant aux gestionnaires et aux équipes RH un endroit centralisé pour surveiller toutes les demandes et soldes.

Une fonctionnalité clé qui a marqué Gil était la capacité de Vacation Tracker à importer automatiquement les jours fériés basés sur la localisation. Étant donné la complexité de gérer différentes politiques de congés pour chaque localisation, cette fonctionnalité a éliminé le besoin de suivi manuel des jours fériés et s'est assurée qu'ils étaient conformes aux lois locales. 

« Je voulais que les collègues aient l'autonomie », a expliqué Gil. 

Pourquoi Layla.ai a choisi Vacation Tracker

1. Suivi par localisation : La gestion des congés à travers différentes localisations est maintenant fluide et précise. Avec Vacation Tracker, Layla.ai peut personnaliser les politiques de congés pour chaque pays ou région, s'assurant que les collègues obtiennent les bonnes allocations de congés basées sur leur localisation.
2. Plus de contrôle : Les RH et la direction ont maintenant une visibilité complète sur toutes les demandes de congés et soldes en un seul endroit. Ils peuvent surveiller le statut de congés de chaque collègue pour qu'aucune demande ne passe inaperçue ou non approuvée. De plus, les collègues ont le contrôle sur leur solde.
3. Facile pour tout le monde : Le système est convivial, et les collègues peuvent facilement gérer leurs congés sans avoir besoin d'impliquer les RH dans le processus. L'interface intuitive permet une navigation simple et des actions rapides, réduisant la charge administrative.
4. Jours fériés basés sur la localisation : Vacation Tracker suit automatiquement les jours fériés pour la localisation de chaque collègue, supprimant l'effort manuel de calculer quand les collègues sont absents en raison des jours fériés nationaux, les gardant conformes aux lois locales. 

Avec Vacation Tracker, Layla.ai a maintenant un système de gestion des congés fiable et efficace qui autonomise ses collègues, simplifie les tâches administratives et assure la conformité mondiale. Gérer une équipe diversifiée et mondiale est maintenant plus simple et moins sujet aux erreurs ou demandes manquées, donnant à Gil et son équipe la tranquillité d'esprit dont ils ont besoin pour se concentrer sur d'autres aspects de l'entreprise.