Des feuilles de calcul à une planification plus intelligente avec Vacation Tracker

Le défi

Quand Alen Ramic a rejoint Weapp en tant que Product Owner, il a rapidement vu que leur processus de gestion des congés était dépassé. Dans les premiers jours, quand l'équipe était petite, tout le monde suivait ses propres congés dans Excel. Il n'y avait pas de processus d'approbation formel—les employés prenaient simplement des congés quand ils en avaient besoin. Cela fonctionnait quand il n'y avait que quelques personnes, mais alors que l'entreprise grandissait, le manque de structure est devenu un problème sérieux.

Les principaux problèmes incluaient :

• Aucune visibilité : Sans système centralisé, il n'était pas clair qui était en congé, menant à des conflits de programmation et des malentendus.
• Aucun processus d'approbation
• Alternatives infructueuses : Avant l'arrivée d'Alen, Weapp.se avait essayé deux autres systèmes de gestion des congés. Les deux étaient lents, manquaient d'une vue d'ensemble facile et ne supportaient pas les variations de jours fériés régionaux—des fonctionnalités essentielles pour leur équipe.

Pourquoi Vacation Tracker ?

Après avoir lutté avec des solutions inefficaces, Weapp a découvert Vacation Tracker à travers le Slack App Store. Immédiatement, ils ont vu qu'il s'intégrait parfaitement dans leur flux de travail et était hautement personnalisable.

Une des fonctionnalités clés qui se démarquait était la capacité d'ajouter et renommer des jours fériés personnalisés. Pour eux, avoir un système qui pouvait s'adapter à divers jours fériés régionaux était critique. Vacation Tracker rendait facile de garder tout le monde informé et d'éliminer la confusion.

Un autre avantage majeur était les politiques de congés personnalisées par localisation. Cela leur permettait d'adapter les règles de congés basées sur les réglementations régionales et les besoins spécifiques de l'entreprise. La capacité d'offrir des congés d'une demi-journée était aussi un changement de jeu—parfait pour les employés qui avaient besoin de congés pour la garde d'enfants ou des responsabilités personnelles.

L'intégration était rapide et sans douleur. Comme l'a dit Alen, « Le seuil pour que les utilisateurs s'intègrent était vraiment bas, donc il n'y avait pas de problèmes. » Les employés se sont adaptés immédiatement, et la transition des feuilles de calcul vers un système automatisé était sans effort.

L'impact : Planification et programmation plus intelligentes

La plus grande transformation pour Weapp était dans la façon dont ils planifiaient et programmaient le travail. Avec Vacation Tracker, ils avaient enfin une vue d'ensemble claire et précise de la disponibilité des employés. La fonctionnalité Wallchart est devenue un outil clé pour la planification des ressources, aidant les gestionnaires à éviter les conflits de programmation.

L'automatisation a éliminé leur dépendance aux feuilles de calcul Excel, réduisant les erreurs humaines et rendant le suivi des congés beaucoup plus efficace. Au lieu de mettre à jour manuellement les documents, les données de congés sont maintenant mises à jour en temps réel, rendant tout plus précis et fiable.

Les employés avaient encore la flexibilité de prendre des congés quand nécessaire, mais maintenant les gestionnaires avaient un processus d'approbation structuré pour maintenir un personnel approprié. Avec tout automatisé, personne n'a plus à gérer Excel, et la planification est maintenant plus facile et plus fiable.

Conclusion

Passer à Vacation Tracker a complètement transformé la façon dont Weapp gère les congés. Ce qui était autrefois un processus désorganisé et manuel est maintenant automatisé et sans tracas. En améliorant la planification et la programmation, ils ont libéré du temps et des ressources précieux, leur permettant de se concentrer sur ce qu'ils font de mieux—aider leurs clients à construire des produits innovants et réussis.